Sözleşme Makamı: Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu Teklif Çağrısının Başlığı: Demokrasi ve İnsan Hakları İçin Avrupa Aracı (Dİhaa)

Giderlerin uygunluğu: hibeden karşılanabilecek giderler

Bir hibeden sadece “uygun giderler” karşılanabilir. Uygun kabul edilen ve edilmeyen gider kategorileri aşağıda belirtilmiştir. Bütçe hem bir gider tahmini hem de “uygun giderler” için bir tavandır.

Uygun giderlerin geri ödemesi aşağıdakilerden biri ya da birkaç tanesine dayalı olarak yapılabilir.

• 
  Faydalanıcı(lar) ve ilgili üçüncü taraf(lar) tarafından karşılanan gerçek giderler
  

• 
  Bir ya da daha fazla basitleştirilmiş gider seçeneği.
  

Basitleştirilmiş gider seçenekleri şu şekillerde olabilir:

• 
  Birim giderler: birim başına bir miktar referans alınarak, önceden net biçimde belirlenen uygun gider kategorilerinin tümü ya da bazılarını kapsar.
  

• 
  Götürü giderler: global anlamda önceden net biçimde belirlenen uygun gider kategorilerinin tümü ya da bazılarını kapsar.
  

• 
  Sabit oranlı finansman: Beklenen sabit bir yüzdelik oran uygulanmak suretiyle önceden net biçimde belirlenen uygun gider kategorilerinin tümü ya da bazılarını kapsar.
  

Miktar ya da oranların, istatistik veriler ya da başka türlü nesnel yöntemler kullanılarak ya da başvuru sahiplerinin veya ilgili üçüncü taraf(lar)ın geçmişe dair belgelenebilir ya da denetlenebilir verileri referans alınarak yapılan tahminlere dayanmalıdır. Birim giderler, götürü giderler veya sabit oranlar Ek-K’da belirlenen kriterlere uygun olmalı ve özellikle de giderlerin Hibe Faydalanıcısı/ları ve ilgili üçüncü taraf(lar)ca karşılanan gerçek giderlerle makul şekilde örtüşmesi, bu giderlerin Hibe Faydalanıcısı/ları ve ilgili üçüncü taraf(lar)ın muhasebe uygulamalarıyla uyumlu olması, hiçbir şekilde kar elde edilmemiş olması sağlanmalı ve giderlerin başka finansman kaynaklarından zaten karşılanmamış olduğu tespit edilmelidir (çifte finansman uygulanamaz). Teklif edilen miktarların kabul edilmesi için makul gerekçeleri içeren gerekli asgari şartları değerlendirmek için talimatlar ve kontrol listesi için Ek K’ye bakınız.

Bu şekilde geri ödeme talep eden başvuru sahibi Ek B’deki 1 numaralı tabloda bu tür finansmanla alakalı uygun giderlerin tüm başlık/kalemlerini net biçimde belirtmelidir. Birim sütununda büyük harflerle “BİRİM FİYAT” (aylık/uçuş vb.), “GÖTÜRÜ GİDER” veya “SABİT ORAN” bilgisi girilmelidir. (bknz. Ek K örnek)
Ayrıca Ek B’de 2 nolu tablonun “Tahmini giderlerin gerekçelendirilmesi” başlıklı ikinci sütununda, ilgili bütçe kalemi ya da başlığına ilişkin olarak başvuru sahibi tarafından aşağıdaki bilgiler sağlanmalıdır;

• 
  birim giderler, götürü ve/ya sabit oranların belirlenmesinde hangi bilgi ve yöntemlerin kullanıldığı, bunların hangi giderlere tekabül ettiği vb.
  

• 
  nihai uygun miktarların hesaplanmasına ilişkin formüllerin net açıklaması⁶,
  

• 
  her faydalanıcı için, maksimum tutarın (varsa ilgili üçüncü taraf(lar)ın basitleştirilmiş gider seçenekleri dahil) doğrulanması için, basitleştirilmiş gider seçeneğini kullanacak faydalanıcının belirtilmesi (ilgili üçüncü taraf olması durumunda önce faydalanıcının belirtilmesi gereklidir)
  

Sözleşmenin yapılması aşamasında, Sözleşme Makamı, başvuru sahibi tarafından uygulanan hibeler ya da benzeri projelerle ilgili verileri analiz ederek ve Ek K'da belirtilen kontrolleri gerçekleştirerek, başvuru sahibi tarafından sunulan geçici bütçe çerçevesinde önerilen tutarları ya da oranları kabul edip etmeyeceğine karar verir.

Sözleşme Makamı tarafından herhangi bir başvuru sahibi için münferit olarak  basitleştirilmiş gider seçeneği (buna kendi ilgili üçüncü tarafları için teklif edilen basitleştirilmiş gider seçeneği da dâhildir) çerçevesinde izin verilebilen toplam finansman tutarı 60 000 €'yu aşamaz (dolaylı giderler dikkate alınmamıştır).
Bir hibe verilmesi yönündeki tavsiyeler her zaman, sözleşmenin imzalanmasından önceki kontrol sürecinde bütçede değişiklik yapılmasını gerektiren bir sorun ortaya çıkmaması (örneğin, aritmetik hatalar, yanlışlıklar ya da gerçekçi olmayan maliyetler veya diğer uygun olmayan giderler) şartına bağlıdır. Kontroller, açıklama taleplerine ve Sözleşme Makamının söz konusu sorunları ele almak için bütçede değişiklik veya azaltma yaptırmasına yol açabilir. Hibenin tutarı veya eş-finansman yüzdesi bu düzeltmelerin bir sonucu olarak arttırılamaz.
Bu nedenle, gerçekçi ve maliyet-etkin bir bütçe sunmak başvuru sahibinin yararınadır.
Uygun doğrudan giderler
Teklif Çağrısı kapsamında uygun gider sayılabilmesi için, giderlerin Standart Hibe Sözleşmesinin Genel Koşullarında Madde 14 altında belirtilen hükümlere uygun olması gerekmektedir (bakınız Rehber Ek G).
Yedek akçe
Bütçeye, tahmini doğrudan uygun giderlerin %5’ini aşmayan bir yedek akçe dâhil edilebilir. Bu Yedek Akçe sadece Sözleşme Makamı’nın yazılı ön onayı ile kullanılabilir.
Uygun dolaylı giderler
Projenin gerçekleştirilmesinde yapılan dolaylı giderler sabit oranlı finansman olarak uygun giderlerdir ancak toplamı, uygun doğrudan giderler toplamının %7’sinden fazla olamaz. Dolaylı giderler, standart hibe sözleşmesinde başka bir bütçe başlığına tahsis edilen maliyetleri içermemek kaydıyla uygun maliyet kabul edilirler. Başvuru sahibinden sözleşme yapılmadan önce talep edilen yüzdeyi gerekçelendirmesi istenebilir. Bununla birlikte, standart hibe sözleşmesinin özel koşullarında sabit-oranın belirlenmesi halinde, hiçbir destekleyici belgenin sunulmasına gerek kalmaz.
Eğer başvuru sahipleri ya da ilgili 3. taraflardan herhangi biri, Avrupa Birliği tarafından finanse edilen bir işletme hibesi alıyorsa, teklif edilen proje bütçesinde hiçbir dolaylı gider yer alamaz.
Ayni katkılar
Ayni katkılar, Faydalanıcı/lara veya, ilgili üçüncü taraflara (affiliated entity), üçüncü taraflarca (third party) bedelsiz şekilde mal ve hizmet sunumu anlamına gelir. Ayni katkılarda Faydalanıcı/lar veya ilgili üçüncü taraf(lar) için herhangi bir gider söz konusu olmadığından uygun gider kabul edilmez.
Ayni katkılar eş finansman olarak değerlendirilemez.
Bununla birlikte, Faydalanıcı tarafından teklif edilen projede ayni katkı öngörülmekteyse, bu katkının temin edilmesi gerekmektedir.
Uygun olmayan giderler
Aşağıdakiler uygun olmayan giderlerdir:
- Borçlar ve borç hizmet bedelleri (faiz);
- Oluşabilecek zararlar veya ilerde ortaya çıkabilecek potansiyel borçlar için oluşturulan karşılıklar;
- Faydalanıcı(lar) tarafından beyan edilen ve bir Birlik hibesi alan (EDF aracılığıyla olanlar dahil) başka bir proje veya iş programı kapsamında finanse edilen maliyetler;
- Arsa veya bina alımları; ancak projenin doğrudan uygulaması için gerekli olan haller istisnadır ve bu gibi hallerde mülkiyetin en geç proje sonuna kadar son faydalanıcılara ve/veya yerel ortaklara devredilmesi gerekir;
- Döviz kuru kayıpları;
- Üçüncü taraflara verilen krediler;

2.