Sözleşme Makamı: Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu Teklif Çağrısının Başlığı: Demokrasi ve İnsan Hakları İçin Avrupa Aracı (Dİhaa)

Başvuru şekli ve yapılacak işlemler

Bu Teklif Çağrısı için önceden PADOR’a kayıt yaptırılmış olması zorunludur.

- 1. Aşama, Kavramsal not: 60 000 Euro'nun üzerindeki hibelere başvuran başvuru sahiplerinin PADOR’a kaydı zorunludur.
- 60 000 Euro ya da daha az tutarda hibelere başvuran başvuru sahipleri,
- eş-başvuru sahipleri ve ilgili 3. Taraflar içinse kayıt zorunlu olmayıp yine de tavsiye edilir.
- 2. Aşama, Tam teklif: Ön elemeden geçmiş başvuru sahipleri, eş-başvuru sahipleri ve bunların tüm ilgili 3. tarafları için PADOR’a kayıt zorunludur.
PADOR, Europeaid http://ec.europa.eu/europaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm websitesini kullanarak, kuruluşların kendilerini kaydettikleri ve bilgilerini düzenli olarak güncelledikleri bir on-line veritabanıdır.
Kuruluşunuzun PADOR’a kaydını yapmaya başlamadan önce lütfen, kayıt süreci hakkında açıklamaların yer aldığı "Hızlı rehberi" (Quick Guide) okuyunuz.
PADOR’a kaydınızı, teklifinizi hazırlamaya başladığınızda yapmanız, son başvuru tarihine kadar beklememeniz önemle tavsiye olunur.
Teklifinizin yazılı nüshası üzerinde mutlaka EuropeAid ID (EID) tanımlayıcı numarası yer almalıdır. Bu bilgiyi edinebilmek için kuruluşunuzun PADOR’a kayıt olması, zorunlu bilgileri (her ekranda turuncu ile belirtilen alanlar) ve ilgili belgeleri girerek kaydetmesi ve bu bilgileri "imza"laması gerekmektedir. (bkz. bölüm 2.4)
Şayet kuruluş, PADOR’a kayıt yaptırmasını imkânsız kılacak bir durumda ise, bu imkânsızlık durumunun genel bir müşkülden kaynaklandığına ve başvuru sahibi ve/veya ilgili üçüncü tarafların kontrolü dışında gerçekleştiğine dair gerekçe sunmalıdır. Bu durumda başvuru sahipleri ve veya ilgili üçüncü taraf(lar), “PADOR off-line formu”nu⁷ doldurarak bu formu başvurularıyla birlikte en geç belgelerin sunulması gereken son gün olmak üzere, bölüm 2.2.2. ve 2.2.6'de belirtilen adrese göndermelidir. Bunun ardından, PADOR’a kayıt işlemi Avrupa Komisyonu’nun Teklif Çağrısı'ndan sorumlu birimince başlatılacaktır. Şayet ileriki bir aşamada, kuruluş vermiş olduğu bilgileri kendisi güncellemek isterse, erişim talebini PADOR yardım masasına yapmalıdır.
PADOR’a kayıtlarla ilgili tüm soruların PADOR Yardım Masasına yöneltilmesi gerekmektedir: [e-mail]

1. Kavramsal Notun içeriği

Başvurular, bu Rehbere ekli (Ek A) Hibe Başvuru Formunda yer alan Kavramsal Notlara ilişkin talimatlara uygun olarak sunulmalıdır.

Başvuru sahipleri başvurularını İngilizce yapmalıdır.
Kavramsal Notta (proje özeti), başvuru sahipleri sadece Sözleşme Makamından istenen tahmini katkı miktarını ve bu miktarın toplam Proje tutarının yüzde kaçına tekabül ettiğini endikatif olarak belirtmelidir. Sadece ikinci aşamada tam teklif sunmaya davet edilen başvuru sahiplerinden bir ayrıntılı bütçe sunmaları istenecektir. Başvuru sahibi, Kavramsal Not temelinde değerlendirilen unsurları, tam başvuru formunda değiştiremez. AB tarafından sağlanacak katkı miktarı ile ilk tahminde ifade edilen miktar arasındaki fark %20’yi aşmamalıdır. Başvuru sahibi, bu Rehberde Bölüm 1.3'te de ifade edildiği üzere, eş-finansman yüzdesini ve eş-finansman tutarları için belirtilen alt ve üst sınırlara uygun olacak şekilde gerekli eş-finansman yüzdesini uyarlama özgürlüğüne sahiptir.
Kavramsal Notlara ilişkin talimatlarda sıralanan maddelere dair hatalar veya önemli eksiklikler Kavramsal Notun reddedilmesine yol açabilir.
Verilen bilgilerin net olmadığı ve buna bağlı olarak Sözleşme Makamının nesnel bir değerlendirme yapmasını önlediği hallerde açıklama talep edilecektir.
Elle yazılmış Kavramsal Notlar kabul edilmeyecektir.
Sadece Kavramsal Not formu değerlendirilecektir. Bu nedenle, bu belgenin projeyle ilgili TÜM bilgileri içermesi büyük önem taşımaktadır. Başka ekler gönderilmemelidir.

2. Kavramsal Notlar nereye ve nasıl gönderilecek?

Kavramsal Not (proje özeti) ve Kavramsal Not Kontrol Listesi (hibe başvuru formu Kısım A bölüm 2) ve Kavramsal Not için Başvuru Sahibi Beyanı (hibe başvuru formu Kısım A bölüm 3) A4 boyutunda ve her biri ciltlenmiş olarak, bir asıl ve bir kopya olmak üzere iki nüsha şeklinde sunulmalıdır.
Kavramsal Not ayrıca elektronik formatta da sunulmalıdır. Matbu versiyonla birlikte elektronik formatta Kavramsal Notun yer aldığı CD-Rom, yukarıda belirtildiği gibi mühürlü bir zarfa konulacaktır. Elektronik dosya, ekli matbu versiyondaki başvurunun bire bir aynısını içermelidir.
Bir başvuru sahibinin birden fazla farklı Kavramsal Not gönderdiği hallerde (Çağrı Rehberi'nde buna izin verildiği taktirde) her bir Kavramsal Not ayrı gönderilmelidir.
Dış zarfın üzerinde teklif çağrısının referans numarası ve başlığı ile birlikte başvuru sahibinin tam adı ve adresi ve "Not to be opened before the opening session" ve "Açılış toplantısından önce açılmaması rica olunur" ibareleri yer almalıdır.

Kavramsal Notlar mühürlü bir zarf içinde iadeli taahhütlü posta ile özel kargo şirketi ile veya elden (elden teslim eden kişiye imzalı ve tarihli bir alındı belgesi verilecektir) aşağıdaki adrese gönderilmeli/teslim edilmelidir:

Posta Adresi:
Teklif Çağrısı No: EuropeaAid/136297/DD/ACT/TR

Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu

(Finans ve İhaleler Bölümü dikkatine)

DİHAA Türkiye Programı, Teklif Çağrısı

Uğur Mumcu Caddesi, No: 88/4

Gaziosmanpaşa, 06700, Ankara, Türkiye

Elden veya özel kargo yoluyla teslim için Adres:

Teklif Çağrısı No: EuropeAid/136297/DD/ACT/TR

Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu

(Finans ve İhaleler Bölümü dikkatine)

DİHAA Türkiye Programı, Teklif Çağrısı

Uğur Mumcu Caddesi, No: 88/4

Gaziosmanpaşa, 06700, Ankara, Türkiye
Başka yollarla (örn., faks ya da e-posta) gönderilen veya başka adreslere teslim edilen Kavramsal Notlar reddedilecektir.
Başvuru sahipleri, Kavramsal Not Kontrol Listesini (hibe başvuru formu Kısım A bölüm 2) kullanarak Kavramsal Notlarının tam ve eksiksiz olduğunu teyit etmelidir. Eksiksiz olmayan Kavramsal Notlar reddedilebilir.

3.