ŞARTLI OLARAK KABUL EDİLMİŞ BAŞVURULAR İÇİN DESTEKLEYİCİ BELGELERİN SUNULMASI
Şartlı olarak kabul edilen veya yedek listeye alınan Başvuru Sahibi, Sözleşme Makamı tarafından yazılı olarak bilgilendirilecektir. Sözleşme Makamı, Başvuru Sahibinin, (eğer varsa) eş-başvuru sahibi(sahipleri)nin ve (eğer varsa) ilgili üçüncü taraf(lar)ın uygunluğunu doğrulamak amacıyla, söz konusu Başvuru Sahibinden aşağıdaki belgeleri sunmasını isteyecektir8:
Destekleyici belgeler PADOR aracılığıyla sağlanmalıdır; bakınız bölüm 2.2.
1. Başvuru sahibi9, (eğer varsa) her bir eş-başvuru sahibi(sahipleri) ve (eğer varsa) her bir ilgili üçüncü taraf(lar)ın tüzük veya kuruluş belgeleri. Sözleşme Makamı başvuru sahibi veya eş-başvuru sahibi(sahipleri) veya ilgili üçüncü taraf(lar)ı başvurular için son teslim tarihinden önceki iki yıl içinde aynı bütçe kalemi altında başka bir hibe teklif çağrısı için uygunluğunu kabul etmişse, tüzükleri veya kuruluş belgeleri yerine daha önceki Çağrı için uygun görüldüklerini ispat eden belgenin bir kopyası (örneğin; ilgili tarih süresince edinilmiş hibe sözleşmesinin özel şartlar bölümünün kopyası), eğer zaman içinde yasal statülerinde bir değişiklik olmamış ise sunulabilir10. Bu yükümlülük Avrupa Komisyonu ile çerçeve anlaşma imzalamış olan uluslararası örgütler için geçerli değildir.
2. Başvuru sahibinin en son hesaplarının bir kopyası (hesap kapanışının gerçekleştirildiği bir önceki mali yıla ait kâr ve zarar hesabı ve bilanço)11. (Varsa) Eş-başvuru sahibi(sahipleri)nden de (varsa) ilgili üçüncü taraf(lar)dan da son hesaplarının bir kopyası istenmemektedir.
3. Başvuru sahiplerinin her biri (bir başka deyişle başvuru sahibi ve (eğer varsa) her bir eş-başvuru sahibi(sahipleri)) tarafından uygun şekilde doldurulmuş ve imzalanmış tüzel kişi formu (bu Rehberde EK D’ye bakınız) ve söz konusu Ek’te talep edilen ispat belgeleri. Eğer başvuru sahipleri Sözleşme Makamıyla halihazırda zaten bir sözleşme imzalamışsa, tüzel kişilik formu ve destekleyici belgeler yerine kuruluşun tüzel kişilik numarasını, söz konusu zaman zarfında yasal statüsünde bir değişiklik olmamış olması koşuluyla, sağlayabilir.
4. Başvuru Sahibinin (eş-başvuru sahibi(sahipleri)nin değil) bu Rehberde Ek E’de belirtilen formata uygun olarak hazırlanmış ve ödemenin yapılacağı banka tarafından onaylanmış Mali Kimlik Formu. Bu banka Başvuru Sahibinin yerleşik olduğu ülkede olmalıdır. Eğer başvuru sahibi Avrupa Komisyonu'nun ödemelerden sorumlu olduğu bir sözleşme için daha önceden Mali Kimlik Formu sunmuş ve aynı banka hesabını kullanma niyetinde ise, daha önceki Mali Kimlik Formunun bir kopyası verilebilir.
İstenen desteleyici belgelerin PADOR’a yüklenmemesi durumunda, bu belgelerin orijinalleri veya orijinallerinin fotokopileri veya taranmış versiyonları (başka deyişle, mühür, imza ve tarihler okunur olacak şekilde) temin edilmelidir. Ancak, tüzel kişilik formu ve mali kimlik formunun daima asılları sunulmalıdır.
Bu belgelerin Avrupa Birliği resmi dillerinden birinde ya da projenin uygulandığı ülkenin dilinde olmaması halinde, belgelerin başvuru sahibinin (sahiplerinin) uygunluğunu kanıtlayan ilgili kısımlarının İngilizce çevirisi de başvurunun değerlendirilmesi amacıyla eklenmelidir.
Bu belgelerin Avrupa Birliği’nin İngilizce dışındaki resmi dillerinden birinde olması durumunda, değerlendirmenin kolaylaştırılması için, belgelerin başvuru sahibinin uygunluğunu kanıtlayan ilgili kısımlarının İngilizce çevirisinin temin edilmesi önemle tavsiye edilir.
Yukarıdaki destekleyici belgeler Sözleşme Makamı tarafından başvuru sahiplerine gönderilen destekleyici belge talep yazısında belirtilen son teslim tarihinden önce sağlanmazsa, başvuru geri çevrilebilir.
Destekleyici belgeleri doğruladıktan sonra, Değerlendirme Komitesi hibe alacak proje teklifleriyle ilgili nihai önerisini, bu konuda kararı verecek olan Sözleşme Makamına iletecektir.
Not: Eğer Sözleşme Makamı başvuru sahiplerinden biri ile onun ilgili üçüncü tarafı arasındaki yapısal bağın güçlülüğü, sağlamlığı ve garantisinden tatmin olmazsa, onun eş-başvuru sahibine dönüştürülmesine imkân veren eksik belgelerin sunulmasını talep edebilir. Eğer eksik olan eş-başvuru sahipleri belgelerinin hepsi sunulursa, gereken tüm uygunluk kriterlerinin de sağlanması koşuluyla, yukarıda belirtilen taraf esas olarak eş-başvuru sahibi olur. Başvuru sahibinin gereken şekilde değiştirilmiş olan başvuru formunu sunması gerekir.
Sözleşme Makamının kararının bildirilmesi
Kararın içeriği
Başvuru sahibi, başvurusuyla ilgili olarak Sözleşme Makamının verdiği karardan ve reddedilmesi halinde bu olumsuz kararın nedenlerinden yazılı olarak haberdar edilecektir.
Hibe verilmesiyle ilgili süreçte bir hata ya da usulsüzlük nedeniyle mağdur olduğunu düşünen başvuru sahibi, yazılı bir dilekçeyle başvurabilir. Daha ayrıntılı bilgi için bakınız: Uygulama Rehberi (PRAG) bölüm 2.4.15.
Öngörülen takvim
|
GÜN
|
SAAT*
|
(Varsa) Bilgilendirme toplantısı
|
Sözleşme Makamının web sitesinde yayımlanmak üzere: (www.avrupa.info.tr)
|
Sözleşme Makamının web sitesinde yayımlanmak üzere: (www.avrupa.info.tr)
|
Sözleşme Makamından açıklama talep etmek için son tarih
|
24.11.2014
|
-
|
Sözleşme Makamının açıklamaları yayımlayacağı son tarih
|
04.12.2014
|
-
|
Kavramsal Notlar için son teslim tarihi
|
15.12.2014
|
17.00
|
Başvuru sahiplerine açılış ve idari kontroller ile kavramsal notların değerlendirmesi hakkında bilgi verilmesi (1. Aşama)
|
10.02.2015*
|
-
|
Tam Başvuru Formu Sunmaya Davet
|
10.02.2015*
|
-
|
Tam Başvuru Formu için son teslim tarihi
|
27.03.2015*
|
-
|
Tam Başvuru Formunun değerlendirilmesi hakkında başvuru sahiplerine bilgi verilmesi (2. aşama)12
|
09.06.2015*
|
-
|
Seçilenlerin bildirilmesi (uygunluk kontrolünden sonra) (3. aşama)
|
30.06.2015*
|
-
|
Sözleşmenin imzalanması13
|
Temmuz-Aralık 2015*
|
-
|
*Kesin olmayan tarihler. Bütün saatler, Sözleşme Makamının bulunduğu ülkenin zaman dilimine göre belirlenmiştir.
Öngörülen takvim, süreç devam ederken Sözleşme Makamı tarafından güncellenebilir. Bu durumda güncellenen takvim, EuropeAid web sitesinde https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-servcies/index.cfm?do=publi.welcome ve Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu’nun web sitesinde http://www.avrupa.info.tr/en/eu-and-civil-society/what-is-the-european-instrument-for-democracy-and-human-rights-eidhr.html yayımlanacaktır.
SÖZLEŞME MAKAMININ HİBE VERME KARARINI TAKİBEN PROJE UYGULAMAYA YÖNELİK KOŞULLAR
Bir hibe verme kararının ardından, Faydalanıcıya(lara) Sözleşme Makamının hibe sözleşmesini (bakınız bu Rehberde Ek G14) esas alan bir sözleşme teklif edilir. Başvuru formunu (bu Rehberde Ek A) imzalamak suretiyle başvuru sahibi, hibenin kendisine verilmesi halinde, standart hibe sözleşmesindeki Sözleşme koşullarına mutabık kalacağını kabul etmiş olur.
Uygulama sözleşmeleri
Projelerin uygulanmasının Faydalanıcının(ların) ve (varsa) ilgili üçüncü taraf(lar)ın tedarik sözleşmeleri yapmasını gerektirdiği hallerde, söz konusu sözleşmeler standart hibe sözleşmesi-Ek IV’te yer alan prosedüre uygun olarak yapılmalıdır.
ERKEN UYARI SİSTEMİ VE MERKEZİ RED VERİTABANI
Başvuru sahiplerine ve --tüzel kişilik olmaları halinde-- onları temsile, kontrole yetkili ve karar alma hakkına haiz kişilere, aşağıdaki belgelerde bahsedilen durumlardan herhangi birinde kalmaları halinde,
- Komisyonun ve İdari Ajansların yetkilendirme görevlilerinin kullanımı için 16.12.2008 tarihli Erken Uyarı Sistemi (EWS) başlıklı Komisyon Kararı (OJ, L 344, 20.12.2008, s.125) veya
- 17.12.2008 tarihli ve Merkezi Ret Veritabanı (CED) başlıklı Komisyon Tüzüğü (CED) (OJ, L344, 20.12.2008, s.12).
hibe verilmesi veya hibe anlaşmasının veya kararının yürütülmesi ile ilgili olarak, kişisel bilgilerinin (gerçek kişi ise) adı, soyadı; (tüzel kişi ise) adresi, yasal statüsünü belirten form, kendisini temsile, karar almaya veya kontrole yetkili temsilcinin adı, soyadı) sadece EWS'ye veya hem EWS'ye hem de CED'e kaydedilebileceği; yukarıda adı geçen Kararda ve Tüzükte sıralanan kişi ve oluşumlara iletilebileceği bilgisi verilir.
3. EKLER
DOLDURULACAK BELGELER
Annex A: Grant Application Form (Word Formatında)
Annex B: Budget (Excel Formatında)
Annex C: Logical Framework (Word Formatında)15
Annex D: Legal Entity Sheet
Annex E: Financial Identification Form
Annex F: Pador Off Line Form16
BİLGİLENDİRME AMAÇLI BELGELER
Annex G: Standard Grant Contract
- Annex II : General conditions
- Annex IV : Contract award procedures
- Annex V : Standard request for payment
- Annex VI : Model narrative and financial report
- Annex VII : Model report of factual findings and terms of reference for an expenditure verification of an EU financed grant contract for external action
- Annex VII : Grant of Facilities
- Annex IX : Standard template for transfer of ownership of assets
Annex H: Daily allowance rates (Per diem), aşağıdaki adreste mevcuttur: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm
Annex K: Guidelines and Checklist for assessing Budget and Simplified cost options.
Annex J: Information on the tax regime applicable to grant contracts signed under the call.
Faydalı bağlantılar:
Project Cycle Management Guidelines
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm
Hibe sözleşmelerinin uygulanması - Kullanıcı Rehberi
http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?chapterId=497
Mali Elkitabı
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/financial-management-toolkit_en.htm
2014
DİHAA Türkiye Programı
Dostları ilə paylaş: |