Verilənlər bazasının qurulmasında vacib olan məsələlərdən biri çıxışsənədidir. Bu sənədlər adətən çap olunmaq və ya digər bir üsulla başqa istifadəçiyə göndərmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. MS Access proqramında çıxış sənədləri hesabatlar və ya reports şəklində hazırlanır. MS Access-də hesabatları qurmaq üçün 2 üsuldan geniş istifadə edilir:
Конструктор(Design) rejimi
Bu rejim seçildikdən sonra ekranda yeni hesabatın konstruktor variantı görünür. Hesabatın konstruktor variantı 3 əsas hissədən ibarətdir:
Adətən Header(Верхный колонтитул) və Foother(Нижний колонтитул ) hissəsində verilənlər yerləşdirilir. Bu verilənlərə misal olaraq səhifənin №, ayın tarixi, zamanı və s. Verilənlər isə adətən Data (Области данных) bölümündə yerləşdirilir. Verilənləri təyin etmək üçün hesabat pəncərəsinin başlıq hissəsində konteks menyunu açaraq Свойства (Properties) əmrini yerinə yetirmək lazımdır. Açılan pəncərədəki Данныe(Data) bölümündə Источник Записей (Record Source) hissəsində lazımi cədvəlin və ya sorğunun adı seçilir. Nəticədə həmin cədvələ və ya sorğuya aid olan bölümlər ekranda xüsusi pəncərə şəklində görünür. Həmin pəncərədən lazım olan bölümləri hesabatın işçi sahəsinə yerləşdirmək mümkündür.
2)Мастер (Wizard) rejimi Bu variant dialoq rejimində hesabatların qurulması üçün istifadə edilir. Bu variant seçildikdən sonra ekranda açılan pəncərədə verilənlərin mənbəyi təyin edilir. Adətən verilənlərin mənbəyi cədvəl və ya sorğular olur. Lazım olan verilənlər seçildikdən sonra Далее(Next) düyməsinə sıxılır. Açılan növbəti pəncərədə hesabatda lazım olan qruplaşdırma əməliyyatları yerinə yetirilə bilər. Далее(Next) düyməsinə sıxılır. Növbəti açılan pəncərədə lazımi bölümlər üzrə növləşdirmə yerinə yetirilir. Əgər ehtiyac olarsa,müəyyən rəqəm tipli bölümlər üzrə aqreqat funksiyaları yerinə yetirmək olar. Bunun üçün Итоги(Summary) düyməsinə sıxılıb lazımi rejimlər seçilməlidir. Növbəti mərhələyə keçmək üçün Далее(Next) düyməsinə sıxılır. Açılan pəncərədən hesabatın maketi və vərəqin yerləşməsi təyin edilir. Növbəti mərhələdə hesabatın stili təyin edilir. Sonuncu mərhələdə hesabatın adı daxil edilir və Готово(Finish) sıxılır. Qurulmuş hesabatlar üzərində dəyişikliklər aparmaq üçün onları конструктор(design) rejimində açmaq lazımdır. Hesabatlar qurulduqdan sonra Alətlər panelindəki elementlərin köməyi ilə onlara lazımi dizayn vermək mümkündür. Bundan sonra hər bir formada və ya baş formada hesabatlara müraciət etmək üçün uyğun elementlər yerləşdirmək üçün lazımi makroslar yazılmalıdır.
