Ўзбекистон Республикаси Олий ва ўрта

ELEKTRON HUJJAT AYLANIShLAR TIZIMI
Reja:
1.
 
Elektron hujjat aylanish tizimini yaratilish zaruriyati. 
2.
 
Hujjat aylanish tizimlarining umumiy klassifikatsiyasi. 
3.
 
Hujjat aylanishlar tizimining asosiy tavsiflari. 
4.
 
Tashqi hujjat aylanishlar. 
 
1. Elektron hujjat aylanish tizimini yaratilish zaruriyati 
Hujjat aylanish tizimining paydo bo’lishi kompaniya va tashkilotlarni 
o’zlaridagi barcha mumkin bo’lgan turli tadbirkorlik jarayonlarini (yoki, 
boshqacha qilib aytganda «biznes-jarayonlar») boshqarishni aniq bir shaklga 
solishga intilishlari bilan bog’liqdir. Bunday holda ertami-kechmi boshqaruv 
operatsiyalariga tegishli bo’lgan jarayonlarni juda bo’lmaganda bir qismini 
tartiblangan hujjatlashtirish asoslariga (masalan, shartnomalarda vizalar yig’ish, 
keyinchalik oxirini topish qulay bo’lishi uchun kiruvchi va chiquvchi xatlarni 
ro’yxatga olish va sho`nga o’xshashlar) o’tkazish zaruriyati kelib chiqadi. Natijada 
hujjat aylanish tizimi yo`zaga keladi. Agarda ular boshqarilib turilmasa, ma’lum 
vaqtdan so’ng ularga tegishli qandaydir muammolar yo`zaga kelishi mumkin. 
Masalan, hujjat yo’qolib qoladi va ma’lum vaqt o’tib, ularga zaruriyat bo’lmagan 
vaqtda qaerdandir chiqib qoladi yoki rahbar summasi noto’g’ri ko’rsatilgan 
shartnomaga imzo qo’yib qo’yadi va buning ustiga uning bajarilishiga bevosita 
mas’ul bo’lgan xodimning bu hujjatda vizasi yo’q va oqibatda ish to’xtab qoldi. 
378

---

Tabiiyki, kompaniya rahbarlari tartib o’rnatib, hujjat aylanishlardagi u yoki 
bu muammolarning tashkiliy echimlarini topadilar. Ko’p hollarda, bu hujjatlarni 
tez topishga sharoit yaratish uchun serverda fayllarni joylashtirish sxemasini tashkil 
qilib, hujjatlarni muhokama qilish qo’yish uchun jo’natish va ijroning bajarilishini 
nazorat qilish uchun elektron pochtadan asosiy vosita sifatida foydalandilar. Ammo 
bu ko’rilgan choralar faqat ma’lum vaqtgacha samarali ishlashi mumkin. 
So’ngra, kompaniya o’z oldiga yanada murakkab vazifalarni qo’yganda va ustiga-
ustak bu hujjatlar qo’shimcha ravishda hajm jihatdan kattalashganda axborotlarni 
saqlashdagi bunday vositalarning hamkorlikni ta’minlashdagi qobiliyatsizligi 
ko’rinib qoladi. Hujjat aylanish tizimining asosiy vazifasi aynan shunday 
muammolarni echishga qaratilgan bo’ladi. 
Yaqin vaqtlargacha bu masalalar klassik ycyl bo’lgan qog’ozli hujjat aylanish 
tizimi yordamida echilar edi. Elektron xabarlardan keng foydalanish inson 
faoliyatining hamma sohalariga kirib borayotgan hozirgi kunda hujjat aylanishlar 
elektron tizimini joriy qilish imkoniyati paydo bo’ldi. 
Korxonani boshqarish faoliyatida ko’p uchraydigan ikki «ish yuritish» va 
«hujjat aylanish» atamalari o’rtasidagi farqlarni bilib olish zarurdir. 
Har bir korxonada o’ziga xos hujjat aylanish tizimi mavjud bo’ladi. Bu 
hujjatlar nafaqat qarorlar, topshiriqlar yoki buyruqlardan iborat bo’lib qolmay, bu 
qaror, topshiriq yoki bo’yruqlarning mazmunini ifoda qiluvchi hujjatlardan tashkil 
topadi: tashkilotdagi barcha boshqaruv jarayonlari hujjatlar orqali amalga 
oshiriladi. Bit o’lchovi kibernetikada axborotlarni o’lchash birligi bo’lgani kabi, 
hujjat aylanish tizimida axborot o’lchov birligi hujjat hisoblanadi. 
An’anaviy texnologiyaning asosiy muammosi - bu texnologiya operativ 
axborotlarni olishda ko’plab miqdordagi jurnal va kartotekalar yuritilishini talab 
qilishidan hujjatlar harakatini har daqiqada markazlashtirilgan holda kuzatib 
borishdan iborat bo’lib, ish yuritish amaliy jihatdan aynan hujjatlarni o’zi bilan 
ishlashdan tashqarida bo’ladi: rahbar va ijrochilar bevosita hujjatlar bilan 
iishaydilar (yoki ularni nusxasi bilan), ish yuritish xodimi ro’yxatga olish va nazorat 
kartochkalari yordamida ular harakatini kuzatib boradi. 
379

---