1. Layihə menecmenti öyrənilməsinin əhəmiyyəti və layihənin təriflərini xarakterizə edin

27. Layihə ofisinin bölmələrini xarakterizə edin
Layihə ofisi bölmələri. Qrafiklərin qurulması
Qrafik dedikdə komandada kimin hansı işi yerinə yetirməsi və işin nə vaxt başa çatdırılması haqqında məlumatların qeyd edilməsi deməkdir. Bu məlumatlar əsasında qrafiklər qurmaq üçün kompüter sistemlərindən və Sure Trak, ABT Project Workbench, Microsoft Project, Project Scheduler kimi xüsusi proqram təminatlarından istifadə edilir. Bu sistemlərdən ilk dəfə olaraq 1980-ci illərdən istifadə edilməyə başlanmışdı.
Layihə ofisinin əsas funksiyalarından biri də layihə komandası üzvlərinin ehtiyacını təmin etməkdir. Həmin şəxslər xüsusi proqram təminatlarından istifadə etməklə təcrübə qazanırlar və qrafikləri müvafiq şəkildə quraraq komanda üzvləri ilə ardıcıl şəkildə iş aparırlar.
Vaxt qrafiklərinin qurulması
Vaxt qrafiklərinin qurulması layihə komandası üzvləri üçün həyati əhəmiyyət daşıyan istiqamətlərdən biridir. Mütəmadi olaraq onların layihə işi ilə bağlı vaxtlarını necə bölüşdürməli olduğunu göstərən formanı doldurmalıdırlar. Layihə üzərində çalışanlar arasında artıq tapşırıq yerinə yetirən işçilərə tez-tez rast gəlmək olur. Onlar vaxtlarını necə sərf etdikləri və fəaliyyətləri haqqında hesabat təqdim etməlidirlər.
Layihə ofisinin işçi heyəti vaxt qrafiklərinin qurulmasına yardım göstərə bilər. Onlar ayda ən azı bir dəfə öz işləri ilə bağlı hesabat vermək məqsədilə tez-tez layihə komandasının üzvləri ilə görüşməlidirlər. İşçilər hesabat dövründə öhdələrinə götürdükləri tapşırıqların detalları haqqında vaxt qrafikləri tərtib edə bilərlər. Layihə komandasının üzvləri fərdi tapşırıqlar üzərində sərf etdikləri saatların miqdarını göstərməlidirlər.
Layihə yerinə yetirilən zaman bütün əməliyyatlar qeyd edilməli və bu konkret sahədə biliklər bazası yaradılaraq müvafiq şəxslərə paylanılmalıdır. Digər şəxslər isə mütəmadi olaraq həyata keçirilməli olan layihə statusu haqqında daha geniş biliyə malikdirlər. Layihə ofisinin işçi heyəti həmin hesabatları hazırlayıb müvafiq şəxslərə və strukturlara paylaya bilər.
Arxivləşdirmə
Layihələr başa çatdırıldığı zaman böyük miqdarda məlumatlar və biliklər bazasını yaradırlar. Həmin baza sistematik olaraq arxivləşdirilməlidir. Biliklər bazasından istifadə etmək müəyyən problemlərin və məsələlərin həllində düzgün qərar qəbul etməyə şərait yaradır. Buna müvafiq olaraq, müvafiq şəxslər layihələrin necə yerinə yetirilməsi haqqında məlumatı toplayıb arxivləşdirə bilər. Məlumatlardan istifadə edərkən onun genişlənməsinə və çatışmayan elementlərin bu bazaya daxil edilməsinə xüsusi fikir vermək lazımdır. Çünki, bu bazada əksini tapan məlumatlar gələcəkdə qərarların qəbul edilməsinə stimul yaradır.
Hesabatların tərtib edilməsi
Layihə ofisində mütəmadi olaraq inkişaf, monitorinq və əldə olunan nəticələr, habelə aparılan müxtəlif tədqiqatların nəticələri haqqında bir çox hesabatlar tərtib edilir. Komanda üzvləri həmin hesabatları daxili resurlar hesabına tərtib etməlidirlər, layihə ofisi isə hesabatın möhkəmləndirilməsi, saxlanması və paylanması üzrə kitabxana funksiyalarını yerinə yetirməklə yardım göstərə bilər.
Layihə kitabçasının yaradılması
Layihə kitabçasında görülən işlər haqqında məlumatlar qeyd edilir. Bu kitabçada nəinki görülmüş, hətta bü ğün dəyişikliklər öz əksini tapmalıdır. Layihə prosedurlarının dəyişdiyi hallarda həmin faktı əks etdirmək məqsədilə kitabçanın müddəti uzadılmalıdır. Layihə kitabçasını tərtib etməklə layihə ofisi komandanı bir çox inzibati məsələlərdən azad etmiş olur.
Proqram təminatlı işlər
Layihə ofisini kompütersiz təsəvvür etmək mümkün deyildir. Kompüterlər vasitəsilə layihə komandası qrafiklər qurur və müxtəlif proram təminatlarından istifadə edərək layihəni idarə edir. Bəzi hallarda komanda üzvləri öz funksiyaları daxilində məsləhət almaq məqsədilə kompüterə müraciət edirlər. Yüksək səviyyəli proqram paketləri layihə komandalarına kompleks layihələrdə kömək edir. Nəhəng elektrik stansiyaların tikintisi, geniş informasiya və kommunikasiya sisteminin yaradılması kimi layihələri buna misal göstərmək olar. Sure Trak, Project, Project Scheduler, ART Project Workbench kimi proqramlar layihələrdə yaxşı nəticələr göstərir.
İşçi heyətinin yığılması
İnzibati məsələlər ilə məşğul olan işçinin funksiyaları yüksək iş təcrübəsinin və təcrübəli layihə mütəxəssisinin olmasını tələb etmir, ancaq o, möhkəm inzibati vərdişlərin olmasını tələb edir. Məsələn, inzibatçı ofis prosedurları ilə tanış olmalı, bu prosedurlara əsasən yazışmaları və hesabatları hazırlamalıdır. İnzibatçı və onun köməkçi heyəti həm də kompüter sahəsində lazımi biliyə malik olmalı, bir çox proqramların normal işlətmə qaydalarını bilməlidir.
Müvafiq ixtisaslar üzrə bilik və təcrübə iş zamanı və xüsusi kursların köməyi ilə əldə edilə bilər. Layihə ofisində fəaliyyət göstərən təcrübəli layihə idarəçisindən vaxtaşırı olaraq inzibati məsələlər üzrə məsləhət və yardım alına bilər.