Hastanede o anda görevde olan ve görevlendirilecek olan personelin (hemşire, sağlık memuru ve yardımcı sağlık personeli) öncelik sırasına göre yerleştirilmesini sağlar.
Gelen personelin kontrol edilmesi ve kayıtlarının yapılmasını sağlar.
Hemşire, sağlık memuru ve yardımcı sağlık personelinin göreve çağrılması, tüm personelin dinlenmesi ve nöbet değişimini sağlar.
Hastanede kullanıma hazır yatak sayısını belirler.
Halktan gelecek bağışların kabulü ve organizasyonunu sağlar.
Gönüllü olarak çalışmaya gelenleri koordine eder ve denetler .
Diğer hastanelerden gelen geçici doktor, hemşire ve sağlık personelini koordine eder ve denetler.
Hastanede yapılan tüm işlerin dokümantasyonunu sağlar.
Mevcut Hastane Afet Planının başarılı olup olmadığını belirler ve bunu HAP başkanına bildirir.
Bilgiyi izleme, belgeleme ve dağıtmaktan sorumludur.
Yönetime alternatif stratejiler sunar.
Tüm verilerin toplanmasını yönetir.
Verileri, müdahaleyi ve tahsis edilmiş kaynakları göz önünde bulundurarak analiz eder.
Taktiksel operasyonlar için alternatifler geliştirir.
Toplantıları planlar ve tüm operasyon periyotları için acil/afet eylem planını hazırlar.
Planlama Direktörü Zaman Yönetimi
Planlama Direktörü ( 0 - 2 saat ):
Brifingler ve toplantılar yapar.
Operasyonla ilgili tüm aktivite ve kararları kaydeder.
Lojistik Direktörü ve diğer birimlerle iletişim kurar, raporlar.
Planlama Direktörü ( 2 - 12 saat ):
Bölüm içi düzenli toplantılara devam eder.
Planlama bölümü için yeterli düzeyde personel ve malzeme sağlar.
Planlama Direktörü ( 12. saat sonrası ):
Planlamayla ilgili personel, kaynak ihtiyacı ve dokümantasyona devam eder.
Düzenli toplantı ve raporlara devam eder.
Ekibin stres belirtilerini değerlendirir.
Planlama Direktörü ( Aktivasyon Sonrası ):
- Planlamayla ilgili verilerini toplar, analiz eder.
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Olay sırasında kullanılmak için personelin, ekiplerin, tesislerin, malzemelerin ve büyük ekipmanın varlığı, yeri ve durumu hakkında bilgi sağlar.
Olay başlangıcında hangi kaynakların izleneceğini belirler.
Afet sırasında personelin, ekiplerin, tesisin, malzemenin ve majör ekipmanın kullanıma hazır olmasını sağlar.
Afet operasyonları için ayrılan tüm kaynakların temel listesini tutar.
Kritik farmasötik ürünler, ventilatörler, kan ürünleri gibi yönetim için önemli tüm kaynakların izlemine dikkat eder.
Kaynakları; a) kullanıma hazır, b) temin edilebilir, c) kullanım dışı olarak sınıflandırır.
12.10.1.1. Personel İzleme Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde personel izleme işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Çalışan personel ve gönüllü personelin varlığı, durumu ve yeriyle ilgili bilgiler sağlar.
Tesiste kurtarılan kazazedelerin sayısını izler ve devamlı yenilenmesini sağlar.
Talebe göre kritik personel veya görev için gönüllü insan gücü birimiyle işbirliği yaparak personel, doktor ve gönüllülerin çalışma ve izin hesaplamalarını ve yeni sayılarını düzenler.
12.10.1.2. Malzeme İzleme Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde malzeme izleme işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Olaya destek için dışarıdaki acentelerden ek malzeme elde eder ve hastane envanteri içindeki malzeme ve ekipmanların varlığı, yeri ve durumu hakkında bilgi sağlar.
Kontamine olma, erken eksterne ve tahliye gibi malzemeleri değiştirebilecek faktörleri izler, yerine yenilerinin konması için temin birimlerini haberdar eder.
12.10.1.3. İnsan Kaynağı-Yetkilendirme Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde insan gücü temin işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Alarm dönemi dışında gereksinim duyulacak personelin sayı ve niteliğini belirler.
Toplanma alanlarının belirlenmesi, çağrı yönteminin belirlenmesi için gerekli girişimlerde bulunur.
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde durum değerlendirme işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Devam eden durumla ilgili bilgileri toplar, işler, düzenler ve bunlarla ilgili özet raporlar hazırlar.
Afete ilişkin oluşabilecek olaylarla ilgili tahmin ve projeksiyon geliştirir.
Haritalar hazırlar, afet eylem planında kullanılmak üzere bilgi ve istihbarat toplar ve gerekli yerlere iletir.
Mevcut durum özetlerini yönetimin belirlediği periyotlarla hazırlar ve dağıtır.
İç ve dış bilgileri izler (hasar gören bina sayısı, mahsur kalan afetzede sayısı, bölgesel müdahalenin durumu vs.).
Kitlesel yaralanma vakalarında yaralı sayısının izlemini yapar.
Veriyi en güvenilir şekilde operasyondan alır.
Muhtemel ameliyata alınacak vaka sayısını öngörür. Yönetimi böylece hedefine ulaşmada yönlendirir.
Bilgileri toplar, sınıflandırır, yeni stratejiler için analiz eder.
Bilgiler işlendikten sonra yeni durum, Acil Eylem Planına entegre edilir, ilgili faaliyetler için kullanılır. (Örn: Yaralı kimliklendirilmesi sonrası aileler bilgilendirilir).
Olayla ilgili gelecek olayları tahmin eder, gelen durum bilgilerini toplar, işler ve organize eder, durum özetlerini hazırlar ve projeler geliştirir.
İhtiyaç duyulan kaynakları (insan gücü, araç-gereç ve değişik cihazlar gibi) tespit eder, kaynakların hangi amaçla kullanılacağına karar verir ve en son durumlarını takip eder.
12.10.2.1. Hasta İzleme Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde hasta izleme işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Hastanenin hastalarının bakım sistemi içindeki tüm zamanlarda hastaların yerini izler ve kayıt altına alır.
En geç iki saatte bir tüm hastaların dolaşılarak son durumlarının Planlama Direktörüne rapor edilmesini sağlar.
Hastaneden ayrılan tüm hastaları izler ve kaydeder.
12.10.2.2. Yatak İzleme Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde yatak izleme işlerinin planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Sedye ve afet yatağı dâhil tüm hasta yataklarının varlığı, yeri ve durumu hakkında bilgi sağlar.
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde hastane birimlerinin işlerinin sürekliliğini sağlama planlarını yapar ve bu planların aktive edilmesini sağlar.
Hastanenin afet sonrası rutin işleyişine yeniden dönebilmesi amacıyla hedeflenen zaman dilimi içinde işleri düzenler, sorunları giderir ve işlerin en az aksama ile devam etmesi için gerekeni yapar.
İş Sürekliliği bölümü kapasitesini aşağıdakileri yerine getirmek açısından değerlendirir:
Hastane bölümlerinin iş sürekliliği planının aktivasyonu
Etkilenen tüm işleri hedeflenen sürede normale döndürebilme yeteneğini belirlenmesi
İhtiyaca göre alternatif iş alanlarına yer değiştirilme işlemlerinin desteklenmesi
Birim liderlerine işi yürütebilme yeteneği, rutine dönebilme faaliyetleri ve rutine dönüş sürecini karşılamak için ilerlemeleri değerlendirme talimatı verir.
Etkilenen rutin hizmetlerin normale döndürülmesi ve devamı için iş sürekliliği biriminde eşgüdümü sağlar.
Aktive edilmiş tüm aktif iş sürekliliği planlarını değerlendir ve rutin işleyişe dönüş hedeflerinden yerine getirilememiş olanlar için gerekli değişiklikleri yapar.
Rutin hizmetlere zamanında geri dönüşü sağlayabilmek için gerekli spesifik faaliyetleri ve kaynakları belirler.
12.10.3.1. Bilgi Teknolojisi Ünitesi Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesi ve atanmasını sağlar.
Kendisine bağlı görevlilerin eğitimini sağlar.
Afet halinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
12.10.3.2. Hizmet Sürekliliği Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesi ve atanmasını sağlar.
Kendisine bağlı görevlilerin eğitimini sağlar.
Afet halinde hizmet sürekliliğini sağlama planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
12.10.3.3. Hizmet Taşıma Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesi ve atanmasını sağlar.
Kendisine bağlı görevlilerin eğitimini sağlar.
Afet halinde taşıma hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
Afet anında öncelikle aşağıda listelenen ve yapılması gereken diğer taşıma hizmetlerinin düzenli yürütülmesini ve sürekliliğini sağlar:
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet halinde dokümantasyon hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
Afetle ilgili tüm kayıt ve dosyalama işlemlerinin (hastane kayıtları, iş/finans kayıtları, fatura kayıtları, tıbbi kayıtlar, diğer kayıtlar) hastanenin ve hastane yönetim merkezinin müdahale ve normale dönme karar ve faaliyetlerini de içerecek şekilde doğru ve tam olmasını sağlar.
Yasal, çözümsel ve tarihsel amaçlarla afetle ilgili dokümanların dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
12.10.3.5. Kayıt Koruma Ünitesi Sorumlusu
Görevlilerin belirlenmesini, atanmasını ve eğitimini sağlar.
Afet anında yapılması gereken kayıtların saklanmasını ve sürekliliğini sağlar.
Hastane kayıtları
İş/finans kaynakları
Fatura kayıtları
Tıbbi kayıtlar
12.10.4. HAP Sonlandırma Sorumlusu 1. HAP aktivasyonunu sonlandırmada gerekecek tüm kaynak ve personel için spesifik talimatları içeren bir afet aktivasyonu sonlandırma planı geliştirir.
2. Planların biran önce yapılmasına başlar.
3. Hedeflerine ulaşmış ya da artık gereksinim duyulmayan birimlerin olağan görevlerine dönmelerini sağlar.
4.Tüm sistemin sonlandırılması için süreçleri, yöntemleri ve sorumlu birimleri tanımlar.
5. Sağlık kurumlarının günlük sorumluluklarını yerine getirmelerini hızlandırır.
6. Birikmiş iş yükünün üstesinden gelinmesini başlatır.
7. Personelin ve kaynakların rehabilitasyonunu, müdahale ekipmanlarının yeniden paketlenmesi ve depolanmasını sağlar.
