Ankara üNİversitesi tip faküLtesi İBNİ Sİna araştirma ve uygulama hastanesi TÜRKİye hastane afet plani ankara – 2015

12.11. FİNANS DİREKTÖRÜ

1. 
   Görevlilerin belirlenmesi ve atanmasını sağlar.
   
2. 
   Kendisine bağlı görevlilerin eğitimini sağlar.
   
3. 
   Afet halinde finasal işlerle ilgili planları yapar ve bu planları aktive eder.
   
4. 
   Gelir ve giderleri takip eder.
   
5. 
   Masraf ve ödeme kayıtlarını denetler.
   
6. 
   Brifingler ve toplantılarda;
   

• 
  Maliyet hesabını çıkarır.
  
• 
  Afet Eylem Planının yönetim tarafından belirlenen finansal sınırlar içerisinde yürütülmesini sağlar.
  
• 
  Herhangi bir özel anlaşma/sözleşme ihtiyacı olup olmadığına karar verir.
  

7. 
   Durum Değerlendirme Sorumlusunu bilgilendirir.
   
8. 
   Satın alma sorumlusu tarafından personel, kaynak ve çeşitli harcamalarla ilgili finansal verileri özetleyen finansal durum raporunun takip eder.
   
9. 
   Kısa ve uzun vadeli oluşabilecek finansal sorunları belirler ve çözer.
   
10. 
    Finans bölümü için yeterli düzeyde personel ve malzeme teminini sağlar.
    
11. 
    Afet aktivasyonu esnasında kullanılan ekipmanın takibi için Malzeme Kabul Formuna kaydeder.
    
12. 
    Finans ve hasta kayıtlarının uygun şekilde tutar.
    
13. 
    Faturaların takibini yapar.
    
14. 
    Başkan ve yönetim ekibine finansal son durumu rapor verir.
    
15. 
    Hastanenin rutin finansal işlemlerinin yürütülmesi sağlar.
    
16. 
    Acil malzeme ihtiyaçları için Destek Hizmetler Sorumlusu ile koordinasyon yapar.
    
17. 
    Mevcut nakit rezervinin korunması sağlar.
    
18. 
    ATM cihazlarının faaliyete geçirilmesini sağlar.
    
19. 
    Düzenli ödeme yapar ve dokümantasyonun mevzuata uygun şekilde hazırlar.
    
20. 
    Finans bölümünün tüm finansal verilerini toplar, analiz eder.
    
21. 
    Faturaların ödenmesini ve düzenli kayıtlarının tutulmasını sağlar.
    
22. 
    Tüm ödeme belgelerini, fatura kayıtlarını teslim eder.
    

Finans Direktörü Zaman Yönetimi

Finans Direktörü ( 0 - 2 saat ):

1. 
   Brifingler ve toplantılarda;
   

• 
  Maliyet hesabını çıkarır.
  
• 
  HAP’ın yönetim tarafından belirlenen finansal sınırlar içerisinde yürütülmesini sağlar.
  
• 
  Herhangi bir özel anlaşma/sözleşme ihtiyacı olup olmadığına karar verir.
  

2. 
   Durum Değerlendirme Sorumlusu’nu bilgilendirir.
   

Finans Direktörü ( 2 – 12 saat ):

• 
  Satın Alma Sorumlusu tarafından personel, kaynak ve çeşitli harcamalarla ilgili finansal verileri özetleyen finansal durum raporunu takip eder.
  
• 
  Kısa ve uzun vadeli oluşabilecek finansal sorunları belirler ve çözer.
  
• 
  Finans bölümü için yeterli düzeyde personel ve malzeme bulundurur.
  

Finans Direktörü ( 12 saatten sonra ) :

• 
  Afet aktivasyonu esnasında kullanılan ekipmanın takibi için kayıt yapar.
  
• 
  Finans ve hasta kayıtlarının uygun şekilde yapılmasını sağlar.
  
• 
  Faturaların uygun ve doğru düzenlenmesini sağlar.
  
• 
  Başkan ve yönetim ekibine finansal son durumu raporlar.
  
• 
  Hastanenin rutin finansal işlemlerinin yürütülmesini sağlar.
  
• 
  Acil malzeme ihtiyaçları için Destek Hizmetler Sorumlusu ile koordinasyon sağlar.
  
• 
  Mevcut nakit rezervinin korunmasını sağlar.
  
• 
  ATM cihazlarının kontrolünü sağlar.
  
• 
  Düzenli ödeme yapılması ve dokümantasyonun mevzuata uygun şekilde hazırlanmasını sağlar.
  

Finans Direktörü ( Aktivasyon Sonrası )

1. 
   Finans bölümünün tüm finansal verilerini toplar, analiz eder.
   
2. 
   Faturaların ödenmesini ve düzenli kayıtlarının tutulmasını sağlar.
   
3. 
   Tüm ödeme belgelerini, fatura kayıtlarını teslim eder.
   

12.11.1. Zaman Ünite Yönetimi Sorumlusu

1. 
   Kendisine bağlı görevlilerin belirlenmesi, atanması ve eğitimini sağlar.
   
2. 
   Afet halinde zaman ünite hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
   
3. 
   Personelin çalışma saatlerinin kaydından sorumludur.
   
4. 
   Normal ve fazla mesaileri ve gönüllülük oranını izler ve kaydeder.
   
5. 
   Gönüllülerin ve personelin çalışma saatlerini kaydeder.
   
6. 
   Bölüm personel mesai tablosunun bölüm başkanı ve/veya liderleri tarafından kullanıldığını teyid eder.
   
7. 
   Personelin çalışma saatlerini hesaplar.
   
8. 
   Tüm bölümlerden Bölüm Personel Mesai Tablolarının (HAP Form 209) toplanmasını, çizelge oluşturulmasını ve bunların muhasebe sorumlusuna iletilmesini sağlar.
   

12.11.2. Satın Alma Sorumlusu

1. 
   Görevlilerin belirlenmesi, atanması ve eğitimini sağlar.
   
2. 
   Afet halinde satın alma hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
   
3. 
   Anlaşmalı olan ve olmayan satıcılarla ilgili alacak ve borç hesaplarının idaresinden sorumludur.
   
4. 
   Tahsil edilemeyecek zorunlu harcamalar, tüm satın alma sözleşmelerin ve acil durum planında belirtilen alımların ayrı hesaplanmasını sağlar.
   
5. 
   Kaynak düzenlemesi için destek hizmet sorumlusu ile iletişim kurar.
   
6. 
   Finans Direktöründen (veya onun yetkili temsilcisinden) alımları başlatmak için yetki alır.
   
7. 
   Maliyetleri asgariye düşürmek için anlaşma ve görüşmeler yapar.
   
8. 
   Tıbbi malzeme, ayniyat ve diğer materyallerin transferi, paylaşımı için acil anlaşmalar yapar.
   
9. 
   Satın Alma Formu tutulmasını, düzenli aralıklarla Muhasebe Sorumlusuna gönderilmesini sağlar.
   
10. 
    Tüm fatura ve diğer kayıtları toplar.
    
11. 
    Satın alımların talepleri karşılamasını sağlamak için Destek Hizmetler Sorumlusu ile koordinasyon kurar.
    
12. 
    Tüm fatura ve diğer kayıtları toplar, raporlar.
    
13. 
    Aktivasyon sonrasında afetle ilişkili tüm hesapların toparlanması ve denetlenmesini sağlar.
    

12.11.3. Tazminat / Hak Sorumlusu

1. 
   Görevlilerin belirlenmesi, atanması ve eğitimini sağlar.
   
2. 
   Afet halinde tazminat/hak hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
   
3. 
   Hastane sınırları üzerinde bir kaza ya da eylem sonucunda ileri sürülebilerek raporlanmış tüm iddiaların kaydı, araştırılması ve kabulünden sorumludur.
   
4. 
   Uygun olduğunda fotoğraf ve video kayıtlarını kullanır.
   
5. 
   Görevli olan ve olmayanlar tarafından ortaya çıkarılan iddiaların kaydı, araştırılması ve kabulünden sorumludur.
   
6. 
   Tüm şahit ve davacılardan olabildiği kadar çabuk ifade sağlar.
   
7. 
   Bilgilerin doğruluğu ve kayıp bilgiler için devlet ve diğer kurumlardan bilgi sağlar.
   

12.11.4. Muhasebe / Bütçe Sorumlusu

1. 
   Görevlilerin belirlenmesi, atanması ve eğitimini sağlar.
   
2. 
   Afet halinde muhasebe/bütçe hizmetlerinin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
   
3. 
   Bildirilen afetin maliyet analizi verilerini sağlar.
   
4. 
   Afetin maliyet kayıtlarının doğru şekilde tutulmasını sağlar.
   
5. 
   Uygun kodlamaları içerecek şekilde muhasebe prosedürlerinin kaydedilmesini sağlar.
   
6. 
   Ek fonların kabulü ve hesapta tutulması için prosedürleri tamamlar.
   
7. 
   Finans Direktörü ve personeli düzenli şekilde bilgilendirir.
   
8. 
   Muhasebe işlemlerinin izlemi ve analizlerine devam eder.
   
9. 
   Tüm muhasebe formalarının özet, kopya ya da orijinallerini toplar.
   
10. 
    Finans Direktörüne sunulmak üzere muhasebe raporlarını düzenler.
    
11. 
    Aktivasyon sonrası muhasebe raporlarına devam eder, son muhasebe raporunu düzenler, tüm muhasebe kayıtlarının tamamlanarak özel afet muhasebe raporunun hazırlanmasını sağlar.
    

12.11.5. Anlaşmalı Kurumlar Sorumlusu

1. 
   Görevlilerin belirlenmesi, atanması ve eğitimini sağlar.
   
2. 
   Afet halinde anlaşmalı kurumlarla yürütülecek hizmetlerin planlarını yapar ve bu planları aktive eder.
   
3. 
   Afet anında gerekli ilaç, malzeme ve ekipman için diğer sağlık ve sağlık dışı kurumlarla ön anlaşmalar yapılmasını sağlar.