Azərbaycan Respublikası

4.5. Pensiya sənədlərinin saxlanılması
4.5.1. Qeydiyyat jurnalları, pensiya işləri, pensiyaçının uçot vərəqləri sahələr üzrə sıra nömrələri və ya əmək pensiyasının növləri, yaxud da əlifba sırası qaydasında komplektləşdirilir.

4.5.2. Qocalar, əlillər və ya sağlamlıq imkanları məhdud uşaqlar üçün internat evlərində yaşayan pensiyaçılara məxsus pensiyaçının uçot vərəqləri həmin internat evlərinin yerləşdiyi ərazi üzrə, cəzaçəkmə müəssisələrində cəza çəkənlərin pensiyaçının uçot vərəqləri həmin müəssisələrin yerləşdiyi ərazi üzrə, pensiyaçı psixatriya xəstəxanasında müalicə olunduqda isə qəyyumun yaşadığı ünvan üzrə şöbədə saxlanılır.

4.5.3. Ödənişdən çıxarılan pensiyaçının uçot vərəqləri ödənişi davam etdirilən pensiyaçının uçot vərəqlərindən ayrılıqda mühafizə olunur. Bu sənədlər əlifba sırası ilə şöbənin arxiv kitabında qeydiyyata alınır və saxlanılır.

4.5.4. İldə bir dəfədən az olmayaraq şöbə müdirinin əmri əsasında şöbədə pensiya işləri, pensiyaçının uçot vərəqləri və şəxsi hesabların inventarizasiyası aparılır. İnventarizasiyanın aparılması üçün əmrlə şöbə müdiri (komissiyanın sədri), Maliyyə-uçot sektorunun müdiri - baş mühasib, Pensiya təyinatı sektorunun müdiri, məsləhətçi-nəzarətçi mühasibdən ibarət komisiya yaradılır və komissiyanın işinə sahələr üzrə məsləhətçilər və məsləhətçi-mühasiblər cəlb olunur.

İnventarizasiyanın nəticələri haqqında akt tərtib olunur və inventarizasiya komissiyasının üzvləri tərəfindən imzalanır. Aktda invetarizasiyanın aparıldığı tarix, inventarizasiyanı aparan şəxslərin soyadı, adı və atasının adı, aşkar olunmuş hər bir nöqsan dəqiq göstərilir.

4.5.5. İnventarizasiya haqqında pensiyaçının uçot vərəqinin arxa hissəsində inventarizasiyanın aparılması tarixi göstərilir, inventarizasiya aparan şəxs tərəfindən imzalanır, möhürlə təsdiq olunur.

4.5.6. Pensiyaçının uçot vərəqinin saxlanılmasına Pensiya təyinatı sektorunun məsləhətçiləri (müvafiq sahələr üzrə) məsuliyyət daşımaqla, Pensiya təyinatı sektorunun müdiri nəzarət edir.

4.5.7. Pensiya təyin edilməsindən imtina edilmiş şəxslərin sənədləri də şöbənin arxivində saxlanılır. Bu işlərdə aşağıdakı sənədlər olmalıdır:

- pensiya təyin olunmasından imtina barədə komissiya qərarı;

- ərizəçi tərəfindən təqdim edilmiş və ya şöbənin işçiləri tərəfindən tərtib olunmuş sənədlərin surəti, yaxud onlardan çıxarış (əmək kitabçası və s.);

- pensiya təyin olunmasından imtina barədə komissiya qərarının surətinin, yaxud digər sənədlərin ərizəçiyə qaytarılması barədə məktubun (qaytarılan sənədlərin adı və sayı göstərilməklə) surəti və göndərilmə barədə poçt qəbzi.

4.5.8. Qanunun 20-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş vəzifələrdə çalışmış şəxslər üzrə pensiya işləri istisna olmaqla digər pensiya işləri mərkəzləşdirilmiş qaydada dövri olaraq Fond (Naxçıvan Muxtar Respublikası Dövlət Sosial Müdafiə Fondu) tərəfindən arxivləşdirilir.

4.5.9. Hərəkətdən çıxarılmış pensiya işləri, pensiyaçının uçot vərəqləri şöbədə aşağıdakı müddətdə saxlanılır:

- yaşa görə - 20 il;

- ailə başçısını itirməyə görə - 10 il.

Əlilliyə görə pensiyanın ödənilməsi dayandırıldıqdan sonra pensiyaçının uçot vərəqlərinin saxlanılma müddəti pensiyaçının yaşı nəzərə alınmaqla hesablanır. Əlillik müddəti qurtardıqda belə işlərin saxlanılma müddəti yaşa görə pensiya almaq üçün müraciət etmək hüququ verən müəyyən edilmiş yaş həddi ilə pensiyaçının yaşı arasındakı fərqə bərabər müddətdə müəyyən olunur.

Pensiyaçının uçot vərəqi üzrə şəxsi hesablar şöbədə 10 il saxlanılır.

Pensiyaçının uçot vərəqinin və şəxsi hesabların saxlanılma müddəti pensiya ödənilməsi dayandırılan ildən hesablanır.

Əmək pensiyasının təyin edilməsinə dair rədd edilən müraciətlər şöbədə 10 il, əmək pensiyası təyin edilməsinə dair müraciətlər əmək pensiyası sənədləri ilə birlikdə onların və pensiyaçının uçot vərəqinin göndərilməsi haqqında yazışmalar 10 il, pensiya təyin edən komissiyanın qərarlarının qeydiyyatı jurnalları 40 il, pensiya vəsiqəsinin verilməsinin uçotu kitabı 15 il, pensiyanın təyin edilməsi və ödənişi ilə əlaqədar ərizələr, şikayətlər və yazışmalar 3 il, pensiya məsələləri üzrə ərizə və şikayətlərin qeydiyyatı kitabı (və ya kartoteka) 3 il saxlanılır.

4.5.10. Hərəkətdən çıxarılmış pensiyaçının uçot vərəqlərinin və digər sənədlərin şöbədə saxlanılma müddəti qurtardıqdan sonra həmin sənədlərin mühafizəsi, saxlanılması və ya məhv edilməsi Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş “Arxivlərin, arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi Qaydası” ilə tənzimlənir.

“Əmək pensiyaları haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa əsasən əmək pensiyalarının təyin edilməsi, sosial sığorta stajının müəyyən olunması, əmək pensiyası sənədlərinin rəsmiləşdirilməsi, baxılması və saxlanılması Qaydaları”na 1 nömrəli əlavə