Dərslik Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyi tərəfindən təsdiq edilmişdir

Rəsmi-işgüzar üslubun səciyyəvi xüsusiyyətləri
və onları ifadə edən üsul və vasitələr: 
1)imperativlik; 
2)dəqiqlik; 
3)obyektiv şərhetmə (şəxssiz−subyektsiz); 
4)standart şərhetmə. 
İdarəetmə sisteminin sənəd təminatı və sənədlərin növləri 
Dövlət, qeyri-dövlət və ya özəl olmağından asılı olmayaraq idarə, müəssisə, təşkilat və 
qurumlarda idarəetmə prosesində müxtəlif sənədlərdən istifadə olunur. İdarəetmə prosesi bu 
sənədlərlə tənzimlənir, görülmüş işlər, həyata keçirilmiş tədbirlər sənədlərdə ifadəsini və 
qeydiyyatını tapır. İdarəetmə prosesində istifadə olunan sənəd növləri hər bir dövlətdə 
müəyyən qanunlarla müəyyənləşdirilir. Dövlət standartı ilə təsbit olunur. Standart əsasında 
sənədin həm quruluşu, həm də onun mətninin yazılma qaydaları təyin edilir. Sovet dövründə 
sənəd təminatı SSRİ standartları ilə tənzimlənirdi. Keçmiş Sovet İttifaqının QOST 6.15.1 – 75; 
Qost -6.38 -72; QOST – 6.39.72 idarəetmədə sənəd təminatının təşkili və dövriyyəsi 
məsələlərini müəyyənləşdirirdi. O dövrdə Azərbaycanda da sənəd təminatı bu standartlar 
əsasında aparılırdı. Məsələn, QOST 6.15.1 – 75 sənədlərin unifikasiya olunmuş sistemini, 
Təşkilati-idarəedici sənədlər sisteminin əsas müddəa və şərtlərini təyin edirdi. 
İdarə, müəssisə və təşkilatlarda sənədlərlə bağlı olan işlər toplusu 
dəftərxana işləri
adlanır. Dəftərxana işləri /deloproizvodstvo/ anlayışı geniş mahiyyət daşıyaraq sənədlərlə 
işləmənin üsul və metodlarını, onların tələb olunan qaydada tərtibini də əhatə edir. Göründüyü 
kimi dəftərxana işləri bilavasitə sənədlərlə əlaqədardır. Bu baxımdan ilk növbədə 
sənədin 
nə 
olduğunu aydınlaşdırmaq lazımdır.
QOST 16487-70-ə əsasən sənədə aşağıdakı kimi tərif verilir: 
SƏNƏD
insanın təfəkkür 
fəaliyyəti və obyektiv gerçəkliyin hadisə və faktları haqqında məlumatın xüsusi materialda 
müxtəlif üsullarla qeyd olunma vasitəsidir. 
Məlumat adətən kağız, fotoplyonka, maqnit lenti və s. bu kimi materiallarda qeyd edilir. 

---

İdarə, müəssisə və təşkilatlarda əsas işlədilən material kağızdır. Belə idarələrdə toplanan 
sənədlərin əsas hissəsi və çox zaman hamısı kağız əsaslı olur. Qeyd etmək lazımdır ki, QOST 
9327-60-a əsasən xidməti sənədlər A4 /297x210mm/ və ya A5 /148x210mm/ formatlı 
kağızlarda yazılır. Digər formatlı kağızlarda sənədlərin yazılması əslində standartın 
pozulmasıdır. Sənədlərin tərtibi və yazılmasında da standartlara əməl etmək vacibdir. Bu və ya 
digər sənədə aid olmayan məlumatın mətnə daxil edilməsi düzgün sayılmır. Bir sıra sənədlərdə 
/məs.: əmr, sərəncam, əmək kitabçasında qeyd və s./ bəzi məlumatların verilməməsi, mətnin 
qeyri-dəqiq yazılması, artıq, düzgün olmayan informasiya verilməsi onu qüvvədən sala bilər 
və ya hüquqi xətaya səbəb ola bilər. Bu gün əmək kitabçasında edilmiş yanlış qeyd sabah pis 
nəticələr törədə bilər. Düzgün verilməmiş əmrə görə idarə rəhbəri, kadrlar şöbəsinin rəisi 
məsuliyyət daşıyırlar.
Azərbaycanda idarəetmənin sənəd təminatı məsələləri işlənməmişdir. Bu sahəyə aid nəşr 
olunmuş kitablar müəlliflərin şəxsi təşəbbüsləri əsasında hazırlanmışdır və belə kitablarda 
sənəd təminatının, sənəd formalarının, eləcə də sənəd mətnlərinin tərtibində nəzərə alınmalı 
olan bir çox prinsiplər pozulur. Pozulma məsələyə subyektiv yanaşmanın nəticəsi kimi özünü 
göstərir. Qeyd olunanları nəzərə alaraq, biz idarəetmədə istifadə olunan əsas sənədlərin 
tərtibinin qayda və prinsiplərini bir daha nəzərdən keçirməyin məqsədəuğun olması qənaətinə 
gəlmişik. İdarəetmə sistemində istifadə olunan əsas sənədlərin bu günə olan ən düzgün 
variantlarını tərtib etmək və onların Azərbaycan dilində düzgün yazılış məsələlərini 
aydınlaşdırmağa çalışacağıq. 
İdarəetmə sistemində istifadə olunan əsas sənədlər aşağıdakılardır: ərizə, tərcümeyi-hal, 
əmr, əmrdən çıxarış, protokol, protokoldan çıxarış, nizamnamə, əsasnamə, təlimat, arayış, 
məktub, teleqram, telefonoqram, zəmanət, xasiyyətnamə, referat, hesabat, məlumat, raport, 
etibarnamə, akt, müqavilə, saziş, memorandum, rəy, sərəncam, sərəncamdan çıxarış, fərman, 
bəyanat, nota, müraciət, təqdimat, izahat, xəbərdarlıq, tələbnamə,qaimə, qəbz, elan və s. Qeyd 
olunan sənəd növləri müəyyən meyarlar üzrə təsnif oluna bilir. Onların işlənmə dairələrində 
fərqlər vardır. Bu sənədlərlə yanaşı, bir çox digər sənədlər növləri vardır ki, onların həm 
işlənmə sahəsi, həm də istifadə məqsədi fərqlənir. Məsələn, vəsiqə, buraxılış, pasport, əmək 
kitabçası, mandat, şəxsiyyət vəsiqəsi, doğum haqqında şəhadətnamə, mülkiyyət haqqında 
şəhadətnamə, order, mandat və s. Qeyd olunan hər bir sənədin öz xüsusiyyətləri və tərtib 
prinsipləri vardır. Sənədlərin təsnifat məsələsi və onların tam dairəsi təyin olunmalıdır. Bu 
baxımdan verilmiş siyahı tam deyildir və burada adları çəkilməmiş sənədlər də ola biləcəyi 
kimi, rəsmi sənəd statusu olmayanlar da qeydə alına bilər. Sənədlərin tərtib prinsiplərini 
nəzərdən keçirməzdən əvvəl sənədə sənəd statusu verən bəzi məsələləri aydınlaşdırmaq lazım 
gəlir.