2.2. İdarəetmə prosesində informasiyanın təşkili və istifadəsi
xüsusiyyətləri
Məlumdur ki, idarəçilikdə çox rəngarəng və böyük miqdarda məlumatlar dövr
edir və get-gedə artmaqdadır. Bu məlumatların bir hissəsi birbaşa idarəetmə
xüsusiyyəti daşıyır və əks-əlaqələrin yaradılması və icra edilməsi ilə əlaqədardır.
Məlumatların böyük bir hissəsi isə dövlətin ictimaiyyətlə, onun fərqli şərhləri ilə,
milyonlarla insanın istəkləri və maraqları ilə ikitərəfli əlaqələrini özündə göstərir.
Bu nöqteyi-nəzərdən idarəetmə prosesinin zəruri məlumatlarla təchiz olunması,
dövlətin, vətəndaşların bu məlumatları əldə etməsi imkanlarının çoxaldılması üçün
məlumatın təşkili sisteminin təkmilləşdirilməsi, bütövlükdə səmərəli məlumat
sisteminin yaradılması və inkişaf etdirilməsi son dərəcədə zəruridir.
İdarəçilikdə məlumatın əldə edilməsi sisteminin başlıca funksiyaları özündə
aşağıdakıları birləşdirir: a) qərar verəcək şəxsin dəqiq məlumatlarla vaxtında təchiz
edilməsi; b) məlumatda keyfiyyət dəyişikliklərinin edilməsi mümkünlüyünün
olması, yəni həmin məlumatın işlənilməsi yolu ilə işçilərin başa düşə biləcəyi
forma və miqdara salınması; c) obyektiv məlumatlara əsaslanmaqla qərar vermək
və həyata keçirmək üçün menecerə şəraitin yaradılması. Belə işlərin icra edilməsi
idarəetmə sisteminin informasiya təchizatını səmərələşdirməyə, real dəyərlərə
əsaslanan dəqiq inzibati-sərəncam qərarları çıxarmağa imkan verir.
Hər bir təşkilatda idarəetmə informasiyasının təşkili problemi mövcud olur ki,
onların da həlli ümummilli səylər tələb edir. Burada hər şeydən əvvəl, idarəetmə
informasiyasının hərəkəti və onun parametrlərinin müəyyənləşdirilməsi nəzərdə
tutulur. İdarəetmə sistemində informasiyanın təşkilinin mahiyyətini daha dərindən
başa düşmək üçün dövlət idarəetmə orqanlarında informasiyanın hərəkətini
gizləməyə çalışaq.
Qeyd edək ki, mövcud idarəetmə praktıkasında informasiya hər şeydən əvvəl
ayn-ayn şaquli quruluşlar çərçivəsində yığılır və mahiyyətinə görə sahə
xarakterlidir. Məlumatların əldə edilməsinin bu qaydası aşağıdakı formada bir sıra
çətinliklərin və ziddiyyətlərin yaranmasına gətirib çıxarır.
33
İdarəetmə strukturları məlumatı başlıca olaraq idarəetmə və nəzarət işlərini
yerinə yetirmək məqsədilə toplayırlar. Məhz bu baxımdan dəqiq səlahiyyət və
öhdəlik çevrəsinə malik olan hər bir struktur ancaq öz funksiyalarını icra etməkdən
ötrü zəruri olan məlumatları toplayır və bu məlumatları özünə münasib olan
formada qaydaya salır. Başqa cür ifadə etsək, dövlət strukturlarında mövcud olan
məlumatlar onların daxili tələbatlarına müvafiq olaraq toplanır, işlənilir, təhlil
olunur, sənədləşdirilir və bu məlumatların digər məqsədlər üçün yenidən onlardan
istifadə olunması (həmçinin, əhali və sosial biliklərtərəfindən) ancaq və ancaq
zəruri məlumatın mövcud olması ilə bərabər, həm də belə məlumatın verilməsi
formasına görə qadağan edilmiş olur.
İdarəçilikdə informasiyanın təşkilatdaxili hərəkət sxemini özünəməxsus
piramidaya bənzətmək olar. Hər bir idarəetmə orqanı daxilində informasiya
mübadiləsi qarşı-qarşıya axını prinsipi üzrə təşkil olunur, informasiya aşağıdan
yuxarıya rəqəmlər, şərhlər, hesabat materialları və s. formasında ötürülür. Bir
qayda olaraq informasiya axını bir neçə aralıq «süzgəclərdən» keçərək (bölmə,
müəssisə, rayon, baş idarə, nazirlik və s.) yuxarıya çatdırılır. «Süzgəc» nə qədər
yuxarıda olarsa verilənlərin, cədvəllərin, sxemlərin təhlilinin məqsədi daha çox
aydın olur, bunların əsasında ümumi xarakterli nəticələrə gəlinir və bütövlükdə
şərhin (interpretasiyanın) yekunu kimi ümumi məlumat bloku almır. Ən yuxan
səviyyədə informasiya ərazi məlumatlarının geniş sferasını əhatə etməklə özünün
predmetliliyini və konkretliyini itirməyə başlayır. Əhəmiyyətli dərəcədə ümumi-
ləşdirmə (ortalama) ona gətirib çıxarır ki, detallar və xırdalıqlar buraxılmış olur.
İnformasiyanın əksinə (yuxandan aşağı) hərəkəti əmrlər, normativ aktlar,
qərarlar, metodik göstərişlər, təlimat xarakterli digər materiallar vasitəsi ilə
ötürülür. Piramidanın aşağı pillələrində bu informasiyaya şərhedici və detallaşdırıcı
məlumatlar əlavə olunur ki, bəzən bunlar informasiyanın mahiyyətinin düzgün
başa düşülməməsinə, təhrif olunmasına səbəb ola bilir.
Qeyd etmək lazımdır ki, informasiyanın aşağıdan yuxan hərəkəti zamanı
konkret detalların yoxa çıxması və ümumiləşdirmələrin payının artması tamamilə
təbii haldır və qüsur kimi qəbul oluna bilməz. Konkret ümumiləşdirmələrin
34
qiymətləndirilməsi isə ilkin informasiyanın keyfiyyətindən asılı olur. Həqiqətdə isə
ciddi problem bundan ibarətdir ki, verilənlərin şərhi və ümumiləşdirilməsi ənənəvi
olaraq piramidanın yuxan pillələrində həyata keçirilir. Aşağıda isə yalnız ilkin
məlumatların toplanılması baş verir. Buna görə də yerli miqyaslı bir çox
problemlər ilkin məlumatlarda öz əksini tapmış olsa da yekun ümumiləşdirmədə
əks olunmur və dövlət orqanlarının diqqətindən yayınmış olur. Müəyyən mənada
bu bütün şaquli strukturların ümumi problemidir. Qismən isə belə vəziyyət ölkədə
sovet dövründə mövcud olmuş idarəetmə sistemindən miras kimi qalmışdır.
İdarəetmə prosesinin informasiya təminatı ilə bağlı daha bir problem
təşkilatlararası qarşılıqlı fəaliyyətin mürəkkəbliyindən, üfüqi istiqamətdə
informasiya mübadiləsinin çətinliyindən ibarətdir. Əgər informasiyanın bir təşkilat
daxilində şaquli mübadiləsi müəyyən dərəcədə tənzimlənmişdirsə də (ilk növbədə
vəzifə təlimatları ilə), informasiyanın müxtəlif təşkilatlar arasında dövr etməsi
təşkilati maneələr səbəbindən çətin baş tutur. Bir sıra hallarda təşkilatın
informasiyam digər təşkilata ötürməyə borclu olduğunun aşkar görünməsinə
baxmayaraq bu baş vermir. Təşkilatlararası informasiya mübadiləsinin çətinliyinin
başqa bir tərəfi isə bu məlumatların əldə olunma, işlənmə və saxlanma
metodikalarının fərqli olmasından ibarətdir ki, bu da müxtəlif təşkilatların hətta
yalnız dövlət idarəetmə sistemində birgə istifadəsini çətinləşdirir.
Ən önəmli məsələlərdən biri də özünü onda göstərir ki, məlumatın yığılma-
sına cavabdeh olan dövlət strukturlarının fəaliyyəti adətən dövlət idarəetmə prose-
sindən kənarda qalan təşkilatlara, əhaliyə məlumatların ötürülməsinə istiqamət-
lənməmişdir. Bu işdə əsas məsələ idarəetmə strukturlarından informasiyanın
toplanmasının mürəkkəbliyindən daha çox məlumatın xarakterindən asılıdır. Yəni,
idarəetmə strukturları adətən çox az hallarda əməkdaşların, müxtəlif toplumların və
təşkilatların planlarına və ehtiyaclarına cavab verən və ancaq mütəxəssislərin yox,
həm də bütün insanların başa düşə biləcəyi məlumatlar dəstinin istifadəyə
uyğunlaşdırmaqla məşğul olurlar. Bu orqanlarda informasiyaya çıxış
infrastrukturunun yaradılmasına az səy göstərilir və hətta ictimaiyyətin informasiya
35
ilə təmin olunmasının bəzi dövlət orqanlarının vəzifəsi olsa da bu məsələ bir qayda
olaraq prioritet məsələ hesab edilmir.
Bütün bunlar idarəetmə orqanlarında informasiyanın təşkili sisteminin qeyri-
mükəmməlliyini və informasiyanın hərəkəti ilə bağlı bir sıra nöqsanların olduğunu
göstərir. İnformasiya sistemlərinin təşkilində ən başlıca məsələ informasiya
axınlarının təşkilindəki nöqsanların aradan qaldırılmasıdır. Bu cür nöqsanlar
müxtəlif və çoxcəhətlidir. Burada ilk növbədə eyni informasiyanın paralel keçməsi,
verilməsi halını qeyd etmək lazımdır. Eyni qəbildən olan məlumat və göstəricilər
müxtəlif idarəetmə bölmələri, müxtəlif qrup adamlar tərəfindən toplanır və işlənib
hazırlanır. Nəticədə fəaliyyətin səmərəliliyi aşağı düşür, plan, hesabat və analitik
informasiyalar arasındakı əlaqələr zəifləmiş olur. Bu isə informasiya axınlarının
hərəkətini çətinləşdirir, onların çevikliyini və dinamikliyini zəiflədir.
Başqa bir nöqsan informasiyaların formalaşmasında vəhdətin olmaması
halları ilə bağlıdır. Bu o deməkdir ki, hər bir bölmə özünün xüsusi plan və hesabat
göstəricilərindən, normativ sorğu məlumatlarından, sənədlər formasından, onların
hərəkət marşrutlarından istifadə edir. Nöqsanlardan biri informasiyaların bir-birini
təkrar etməsidir. Bir sıra hallarda informasiya və massivlər yuxan orqanlara bir
neçə dəfə gündəlik, aylıq və rüblük məlumatlar kimi verilir. Bu hal
informasiyaların
miqdarının süni olaraq çoxalmasına gətirib çıxarır.
İnformasiyaların vaxtlı-vaxtında verilməməsi, gecikdirilməsi də informasiyanın
təşkili ilə bağlı nöqsanlardan biridir! Bu, informasiyaların toplanması və
hazırlanmasında kifayət dərəcədə operativliyin çatışmaması ilə bağlıdır ki, bu da
öz növbəsində idarəetmə prosesinin gedişində baş verən kənarlaşmaların vaxtında
aradan qaldırılması üçün müvafiq qərarların qəbulunu xeyli çətinləşdirir.
Mühüm nöqsanlardan biri də informasiyaların kifayət qədər etibarlı və əhatəli
olmamasıdır. Bir sıra hallarda informasiyaların toplanmasına, qarşı vahid tələblər
qoyulmur və onların düzgün uçotu aparılmır, informasiyalarda təsadüfi
məlumatlar, göstəricilər özünə yer tapır, işin həqiqi vəziyyətini əks etdirmir. Belə
informasiyalar əsasında aparılmış hesablamalar düzgün nəticə vermir, dəqiqliyi
təmin etmək üçün həmin hesablamaların yenidən aparılması isə artıq iş vaxtı
36
sərfinə səbəb olur. İnformasiya axınlarında mövcud olan başqa bir nöqsan onların
tələbatdan artıqlığı və informasiyaların özlərinin müqayisə oluna bilməməsi halları
ilə əlaqədardır.
Bəzən müxtəlif bölmələr informasiyam müxtəlif vaxtlarda alırlar ki, bu da
informasiyanın
işlənib
hazırlanmasında
çətinliklər
yaradır.
İdarəetmə
informasiyasının işlənilməsi prosesinə əlavə mürəkkəblik idarəetmə aparatının
struktur bölmələri tərəfindən daxili istifadə üçün əlavə informasiyanın yaradılması
yolu ilə gətirilir. Belə ki, bir çox hallarda dövlət orqanlarındakı informasiya
axınlarına məlumatların təkrarlanması, çox vacib və ikinci dərəcəli məlumatların
fərqləndirilməməsi, daxil olan məlumatların müddətlərinin və sürətlərinin
razılaşdırılmaması kimi xüsusiyyətlər xas olur ki, bu da məlumatların işlənilmə
səviyyəsini aşağı salır.
Bu qəbildən olan nöqsanların aradan qaldırılmasının ən səmərəli yolu
inteqrasiya edilmiş informasiya sisteminin yaradılması hesab olunur. Bu sistemin
xüsusiyyəti idarəetmə strukturundan asılı olmayaraq informasiya axınları
probleminin kompleks həllinə əsaslanır və informasiya axınlarının bütün kanallar
üzrə verilməsinin səmərələşdirilməsini nəzərdə tutur. Belə sistemlər aşağıdakı
prinsiplər üzrə təşkil olunurlar: buraxılış sənədi prinsipi, sistemli yanaşma prinsipi,
informasiyanın keyfiyyəti prinsipi, səmərəlilik prinsipi və informasiyanın vahid
massivi prinsipi. Buraxılış sənədləri müvafiq informasiyaların işlənib
hazırlanmasının tamamlayıcı (yekun) mərhələsidir. Sistemli yanaşıda informasiya
sistemlərinin idarəetmə funksiyaları və təşkilati strukturla, idarəetmə sisteminin
tərkib hissələrinin bir-biri ilə əlaqələndirilməsini, informasiya modelləri və sənəd
dövriyyəsinin qarşılıqlı əlaqələndirilməsini özündə əks etdirir. İnformasiyalar
müəyyən keyfiyyət xassəsinə malik olmalıdırlar. İnformasiyanın keyfiyyətliliyi
onun etibarlılığı, kifayətliliyi, əlverişliliyi, birmənalılığı və operativliyi ilə
müəyyən edilir. Səmərəlilik prinsipi informasiyaların toplanması və işlənib
hazırlanması işində texniki vasitələrdən istifadə olunması zamanı xüsusi olaraq
nəzərə alınmalıdır. İnformasiya sistemlərinin təşkili zamanı şərti-sabit informasiya
massivlərinin formalaşması mühüm əhəmiyyətə malikdir. Bu, müəyyən təyinatlı
37
informasiyalar üzrə bir növ ixtisaslaşdırılmış informasiya fondlarının yaradılması
sistemi ilə bağlıdır. İnformasiya fondlarının yaradılması idarəetmədə istifadə
olunan müxtəlif sənədlərin həddən artıq informasiyalarla yüklənməsinin qarşısını
alır, bir çox problemlərin həllini, ilk növbədə isə buraxılış sənədlərinin
hazırlanmasını xeyli yüngülləşdirir.
İdarəetmə prosesində informasiyanın təşkili sistemlərinin təkmilləşdirilməsi
zamanı aşağıdakı kimi bir sıra məsələlərə xüsusi diqqət yetirilməlidir.
İdarəetmə informasiyasının hərəkətinin təşkili bu informasiyanın xarakteri və
həcminin dövlət orqanının və vəzifəli şəxslərin funksiya və səlahiyyətlərinə
uyğunluğu prinsipinə əsaslanmalıdır. İdarəetmə funksiyalarının düzgün nəzərə
alınması, informasiyaların məzmunu ilə idarəetmə bölmələrinin fəaliyyət
uyğunluğunun təmin edilməsi idarəetmənin informasiya təşkilinin səmərəliliyinin
artırılması üçün mühüm əhəmiyyətə malikdir. Bu uyğunluğun təmin edilməsi
bütövlükdə idarəetmənin səmərəliliyinin zəruri şərtidir. İnformasiyanın təşkili
sistemləri ilə idarəetmə strukturu arasında üzvi əlaqə və qarşılıqlı asılılıq
mövcuddur. Belə ki, idarəetmə orqanlarında dövr edən informasiyanın həcmi,
xarakteri və informasiya axınları xeyli dərəcədə struktur bölmələrinin tərkibi və
qarşılıqlı əlaqəsini müəyyən edir. Artıq, yaxud düzgün olmayan informasiyalar
idarəetmə strukturum! mürəkkəbləşdirir, idarəetmə xərclərini artırır. Qeyri-
səmərəli informasiyalar və gecikdirilmiş informasiya axınları idarəetmə
funksiyalarının bir-birini təkrar etməsinə, rəhbər və icraçıların məsuliyyətinin aşağı
düşməsinə, beləliklə də idarəetmə sisteminin ahəngdar fəaliyyətinin pozulmasına
səbəb olur. Elə etmək lazımdır ki, idarəetmə fəaliyyətində funksiyaların icrası
zamanı onların kəsişməsi hallarına yol verilməsin. Kəsişən funksiyalar mənfi bir
hal kimi diqqət mərkəzində olmalı və belə halların aradan qaldırılmasına həmişə
cəhd edilməlidir. Bunun idarəetmə fəaliyyətinin dəqiqliyi, aydınlığı və
müəyyənliyi üçün mühüm əhəmiyyəti vardır. Burada əsassız olaraq bir bölmənin
az, digərinin isə çox informasiyalarla yüklənməsi hallarının da aradan qaldırılması
çox vacibdir. Funksiyalar, informasiyalar bərabər bölüşdürülməlidir. Ən vacib
məsələlərdən biri də idarə edənlərin onların fəaliyyətinə aid olmayan
38
informasiyalardan azad edilməsidir. Belə olduqda idarə aparatı işçiləri bilavasitə öz
fəaliyyətlərini yerinə yetirmiş olarlar ki, bu da idarəetmə proseslərinin daha da
intensivləşdirilməsinə müsbət təsir göstərmiş olar.
Lazımsız informasiya axınlarının qarşısını almaq üçün idarəetmə heyətinin
informasiya tələbatını müəyyənləşdirmək lazım gəlir. Adətən, informasiya tələbatı
dedikdə istifadəçinin funksiyaları ilə, onun maraq dairəsi ilə müəyyənləşdirilən
informasiya göstəricilərinin məcmusu başa düşülür, informasiya tələbatı dinamik
dəyişən göstəricilər sistemidir. İnformasiya tələbatının müəyyənləşdirilməsi
zamanı istifadəçinin maraqlarının genişliyi ilə onun üzərinə qoyulmuş
funksiyaların yerinə yetirilməsi üzrə işlərin dar ixtisaslaşması arasında
kompromisin tapılması lazımdır. Ən başlıca məsələ idarəetmə orqanlarının,
cəmiyyətin, vətəndaşların informasiya tələbatına təsir edən amillərin düzgün
nəzərə alınmasıdır. Burada elmi-texniki tərəqqi, informasiyaların köhnəlmə
səviyyəsi, iqtisadi əlaqələr və təhlil, informasiyaların köhnəlmə səviyyəsi birinci
növbədə nəzərdə tutulmalıdır.
İdarəetmə prosesində informasiyasının hərəkətinin ən vacib məsələlərindən
biri təkrarlanan və paralel informasiyaların çıxarılması yolu ilə onun həcminin
sıxılmasından ibarətdir. Burada bir sıra çətinliklər yaranır ki, bu da informasiyanın
kifayət qədər olmaması və onun müəyyən hadisəni, prosesi və münasibətləri
adekvat şəkildə əks etdirdiyini söyləməyin çətinliyi ilə bağlıdır.
İdarəetmə prosesində informasiyasının hərəkətinin tənzimlənməsində
informasiya sənədlərinin hər birinin məzmununun daha da zənginləşdirilməsi
müstəsna rola malikdir. Bu, həmin sənədlərə ancaq elə məlumatları, rəqəmləri
daxil edirlər ki, idarəetmə qərarları qəbul etmək və digər idarəçilik hərəkətləri üçün
zəruri olan informasiya xüsusiyyətlrinə malik olurlar. Prinsip etibarı ilə idarəetmə
fəaliyyəti üçün elə məlumatlar və materiallar lazımdır ki, onlar a) əsasən
situasiyaların, proseslərin, davranışların mahiyyəti, ictimai dəyəri ilə əlaqədar olan
xarakterik xüsusiyyətlərini nümayiş etdirir; b) konkret vəziyyət, proses və
davranışları birbaşa aydınlaşdırır.
39
İdarəetmə prosesində istifadə edilən informasiyası dəqiq olaraq
strukturlaşdırılmalıdır, ona görə ki, informasiya axını elə qurulmalıdır və elə
keyfiyyətlərə malik olmalıdır ki, mübafiq strukturların, vəzifəli şəxslərin, eləcə də
idarəetmə sisteminin digər əməkdaşlarının informasiyaya olan tələbatlarını ödəyə
bilsin. Başqa sözlə desək, idarəçilik məlumatları dövlət idarəetməsinin təşkilati
quruluşuna uyğun quruluşa malik olmalı və dövlətə xidmət etməlidir. Bu nöqteyi-
nəzərdən kollegial və direktiv rəhbərlik prinsiplərini rəhbər tutaraq, fəaliyyət
göstərən strukturların informasiya potensialını bir-birindən fərqləndirmək lazımdır.
Birincilərdə, kollegiyanın hər bir üzvü müəyyən informasiyanı işləyərək bütün
kollegiyanın müzakirəsinə çıxara bilər ki, bu da həmin orqanların informasiya
tutumunun çox yüksək olduğunu göstərir.
Vahid rəhbərlik orqanlarında isə əgər məsələyə formal deyil, mahiyyəti üzrə
yanaşsaq, bütün giriş və çıxış informasiyalarım bilavasitə rəhbərin özü təhlil
etməlidir.
Lakin qeyd etmək lazımdır ki, xüsusilə eyni səviyyədə duran belə orqanlara
çox vaxt elə həcmdə idarəetmə informasiyası daxil olur ki, vahid rəhbərlər bütün
bu informasiyalarla tanış olmaq imkanına malik olmurlar. Buna görə də həmin iş
müavinlərə, köməkçilərə, ekspertlərə, aparata tapşırılır ki, nəticədə rəhbər bütün
informasiyalara malik olmur və bu informasiya onun nəzarətindən çıxmış olur. Bu
halda dövlət orqanının təşkili ilə idarəetmə informasiyasının hərəkətinin təşkili
arasında uyğunsuzluqdan danışmaq olar. Bu mənada informasiya ilə işin
təkmilləşdirilməsi
informasiya
axınlarının
rəhbər
manqanın
əlində
cəmləşdırilməsindən ibarət ola bilər. Belə olduqda rəhbərlərin özləri də
informasiyaya daha tənqidi və məsuliyyətli yanaşarlar.
İdarəetmə orqanlarının təşkilindəki ikili tabeçilik və xətti-funksional
prinsiplərin informasiya aspektlərinə də diqqət yetirmək lazımdır. Bu prinsiplərin
əsas üstünlüyü onların informasiya axınlarının uyğun istiqamətlərdə necə
tarazlaşdırmasından asılıdır. Bu həm də həmin kanallar üzrə hərəkət edən
idarəetmə informasiyasının məzmununun, həcminin və məqsədəuyğunluğunun
təhlilinin aktuallığını meydana çıxarır.
40
Müasir informasiya problemlərinin həlli idarəetmənin mərkəzləşdirilməsi və
qeyri-mərkəzləşdirilməsinin
nisbətinin
gözlənilməsi
prinsipinin
də
reallaşdırılmasmı tələb edir. Belə ki, dövlət orqanlarının və yerli özünüidarəetmə
orqanlarının müəyyən müstəqilliyinə baxmayaraq, onlar vahid informasiya
sahəsində fəaliyyət göstərirlər və hər biri digərlərinin nəyi və necə etdiklərini
bilməlidirlər. Burada dövr edən idarəetmə informasiyasının axınları və kanallarım
aydınlaşdırmaq və cəmiyyətin zəruri idarəolunanlığıın təmin etmək lazım gəlir.
İdarəetmədə qanunçuluğun informasiya təminatının da təhlilini vacib hesab
edən bir sıra tərəfləri vardır. Əməli işlər süebut edir ki, hüquqi aktları, onlara
edilmiş düzəlişlər və əlavələri dövlət qulluqçularının hamısının bilməsinin
aktuallığı məhz bu, yaxud da digər aspektdə müvafiq orqanın öz səlahiyyətlərini
həyata keçirməsi ilə bağlıdır. İdarəetmə aparatı işçilərinin idarəedici tərəfindən
qəbul edilmiş başlıca, prinsipal sənədlərlə vaxtında və tam təlimatlandırılması da
çox arzu ediləndir. İdarəetmədə qanunçuluğun tələblərinin gözlənilməsinin
əhəmiyyəti nəzarətin ancaq yuxarıdan, yəni rəhbərlik tərəfindən yox, həm də
aşağıdan, əməkdaşlar tərəfindən yerinə yetirilməsini keçirilməsini tələb edir.
İdarəetmə prosesində istifadə olunan informasiyasının strukturlaşdırılmasında
bu işlərin müstəqil və obyektiv ekspertizasının aparılmasına xüsusi ilə diqqət
yetirmək lazımdır. Məhz ekspertizanın nəticəsi informasiyanın keyfiyyəti və
aktuallığını müəyyənləşdirməyə, informasiya boşluqlanm azaltmağa və aradan
qaldırmağa imkan verir. İdarəçiliyə rasionallıq xarakterinin verilməsinin tələb
etməni hazırkı şəraitdə idarəetmə qərarlarının ekspertizasının sosial və statusunu
möhkəmləndirmək, onu cəmiyyətə, elmi təşkilatlara, mütəxəssislərin birliklərinə,
kütləvi informasiya vasitələrinə, ictimai təşkilatlara həvalə etmək və ictimai rəyə
təqdim etmək lazımdır.
İdarəetmə prosesinin informasiya ilə təchiz edilməsinin indiki durumu
informasiyanın
müvafiq
idarəetmə
strukturunun
daxilində
düzgün
bölüşdürülməsindən çox asılıdır. İnformasiyanın obyektlər üzrə bölüşdürülməsi,
idarəetmə strukturu daxilində bölüşdürülməsi vaxtı rəhbərlər, yaxud da rəhbər
bölmə üçün, səlahiyyətli şəxslər üçün məlumat əvəzsiz əhəmiyyət kəsb edir. Bu
41
vaxt əsas diqqəti özünə cəlb edən informasiyanın bir sıra fərqli və müstəqil olan
mənbədən alınması, yaxud da ötürülməsi daha məqsədəmüvafiqdir ki, bu da məhz
həmin məlumatlar əsasında ediləcək təhlillərin qiymətləndirmənin, veriləcək
proqnozun mötəbərliyini təmin etməyə şərait yaradır. Rəhbərlərin və rəhbər
bölmənin əməkdaşları daxil olan və verilən informasiya haqqında son dərəcədə
yüksək səviyyədə məlumatlandırılmalıdırlar. Məlumatın vəzifəli əməkdaşlar
arasında bölüşdürülməsi həmin informasiya ilə birbaşa icraçıdan savayı daha
kimlərin tanış edilməsinin bilinməsini də nəzərə alaq. Rəhbərlər informasiyanın
potoku ilə manevrlər etməli, həmin məlumatın müəyyən hissəsindən kiminsə
monopolist kimi özbaşına istifadə etməsinə imkan verməməli, məlumat elə
bölüşdürülməlidir ki, bu məlumat bütün hallarda obyektiv qəbul edilsin. Səy
göstərmək lazımdır ki, məlumat idarəetmə strukturunun bütün vəzifəli əməkdaşları
üçün əlyetən olsun, zira bu xidməti işlərin daha yüksək səviyyədə icrasına şərait
yaratsın.
İdarəetmə prosesinin informasiya təminatında informasiyaya nəzarət, başqa
sözlə idarəetmə qərarlarında öz ifadəsini tapmış maraqlı tərəflərin, sorğuların,
ehtiyacların, öhdəliklərə əməl edilməsinə nəzarət mühüm yer tutur. Bu prosesdə
informasiyanın aidiyyatı və təyinatı üzrə hərəkətinə nəzarət, məlumatın ictimai
təcrübəyə (müəyyən hərəkətlərə, əməllərə, dəyişikliklərə) gətirib çıxarmasına
nəzarət, hesabat məlumatların direktiv məlumatlara uyğunluğuna nəzarət kimi
fərqli istiqamətləri göstərmək olar. Təşkilat menecerləri, onların xüsusi nəzarət
bölmələri informasiyaya müntəzəm nəzarət etməli, onun ötürücünün, qəbuledənin,
məlumat kanallarının işlək olmasına diqqət yetirməlidir. Həmin vaxt informasiya
potokunda əks-əlaqəyə mühüm önəm verilməlidir.
İdarəçilikdə informasiyanın əldə edilməsi prosesinə texniki və texnoloji
innovasiyaların tətbiqi hərtərəfli xarakterə malik olub informasiya, inzibatui,
hüquqi, sosial-psixoloji, heyət, texniki, məntiqi-evristikvə bir sıra digər amillərin
bir arada və razılaşdırılmış formada istifadə edilməsi ilə əlaqədardır. Bütün
bunların hamısı kompleks yanaşmanı tətbiq etməklə, həm məlumatla iş prosesinin,
həm də menecmentin funksional və təşkilati quruluşunun, idarəçilik davranışlarının
42
xarakteri və strukturunun, bir çox digər idarəetmə prosedurlarının keyfiyyətcə
yeniləşdirilməsini zəruri edir.
İdarəetmənin effektivliyinə nail olmaq üçün məlumat sisteminin
məzmununun araşdfırılması xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Bu cür məlumat
mənbələri sırasına aşağıdakıları aid etmək olar.
a) idarəedilən obyektlərin material, istehsal, ictimai, texniki və texnoloji
tərəflərini əks etdirən informasiyalar;
b) idarəedilən strukturların istehsal, ictimai-servis, mənəvi-mədəni və sair
istehlak xarakterli hərəkətlərini nizamlayan normalar, normativlər, motivlər
haqqında informasiyalar;
c) dövlət
strukturlarının
idarəetmə
sferasındakı
hərəkətlərini
müəyyənləşdirən məlumatlar (qanunvericilik və digər normativ-hüquqi aktlar,
müqavilə öhdəlikləri, plan tapşırıqları, yuxan orqanların göstərişləri, nəzarət
aktlarının nəticələri və s.);
d) müvafiq idarəetmə strukturlarının əməkdaşlarının kəmiyyət və keyfiyyət
xarakteristikaları, hazırlıq və peşəkar dərəcələrinin yüksəldilməsi barədə
məlumatlar (idarəetmə subyektinin kadr potensialını özündə ifadə edən
məlumatların məcmusu).
Bu tip informasiya növləri idarəedici köməkçi sistemlərin və onların
strukturlarının səviyyəsinə və masştabına müvafiq olmalı, birinci növbədə bu
qurumlar hüdudlarında fəaliyyətdə olan məlumat sistemlərinə daxil olmalıdır. Bu
sistemlərdə innovativ texnologiyalar və onun son nailiyyətləri, bunların istifadəsi
ilə əlaqədar xarici şirkətlərin təcrübəsi haqqında inbformasiyalar da olmalıdır.
Bütövlükdə cəmiyyətdə və idarəetmədə daima məlumatın özünü, onun
emalının forma, üsul və vasitələrini, məlumat sisteminə cəlb edilmiş əməkdaşları
əhatə edən bir çox məlumat informasiya sistemləri ola bilər. Bu sistemlər
məlumatın qəbul edilməsi, qorunması, emalı və ötürülməsinə şərait yaradır,
idarəetmə subyektinin fəaliyyəti üçün əhəmiyyət kəsb edən bütün əməliyyatların
yerinə yetirilməsini təmin edir və müvafiq idarəetmə qərarlarının işlənib
hazırlanması, qəbulu və reallaşdırılması vaxtı son dərəcədə mühüm rol oynayır.
|