Mövzu: 16. İşgüzar kommunikasiyada hesabat, akt, etibarnamə, annotasiya, reklamlar, elanlar və bildirişlər Plan

İşgüzar məktublar

İşgüzar sənədlərin məqsədi müəllifin öz nöqteyinəzərini və mövqeyini yazışmanın ünvanlandığı şəxsə çatdırmaqdan ibarətdir. Savadlı və inandırıcı arqumentlər bu məqsədə nail olunmasında əsas vasitələrdən biri kimi qiymətləndirilir. Bu yazışmalar qramatik, etik və digər qaydalara əməl edilmədən aparıldıqda yaranmış münasibətlər nəinki inkişaf edə, əksinə ilk anındaca korlana bilər və işgüzar əlaqələr pozula bilər. Ona görə də yuxarıda qeyd olunan qaydalara əməl etməklə tərtib olunan işgüzar məktublar onu tərtib edən şəxsin və təmsil etdiyi idarə, müəssisə və təşkilatın barəsində müsbət təəsürat yarada bilər ki, bu da görülən işlərdə uğur qazanmağın vacib şərtlərindən biri kimi qiymətləndirilir.Bunun üçün işgüzar məktubların quruluşuna (struturuna) xüsusi diqqət yetirilməlidir.

İşgüzar məktubun quruluşu ( strukturu) onun zəruri və vacib elementlərindən biri kimi onun məna və məzmununun düzgün dərk edilməsi, habelə onun oxunması zamanı vaxt itkisinin qarşısının alınmasında mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Ona görə də işgüzar yazışmaların həyata keçirilməsi zamanı məktubun strukturuna dair tələblərə ciddi əməl edilməsi tərəflər arasında mövcud olan və ya gələcəkdə yaranacaq münasibətlərin pozitiv inkişafı üçün vacib şərtlərdən biri kimi qiymətləndirilir. Strukturuna görə işgüzar məktublar beş əsas hissədən ibarətdir:

5. 1. Məktubun yuxarı hissəsinin sol tərəfində təşkilatın adı və digər rekvizitləri göstərilməklə künc ştampı, məktubun qeydiyyat nömrəsi, habelə çıxış tarixi və nömrəsi göstərilir. Məktub hər hansı sorğuya və yaxud məktuba cavab olaraq yazılmışdırsa, bu zaman məktubun hansı sənədə cavab olması barədə də məlumat verilməlidir. Məktubun sağ tərəfindən onun göndəriləcəyi ünvan və rekvizitlər göstərilməlidir. Künc ştampının alt hissəsində sənədin mətninə dair başlıq yerləşdirilir. Məktubun dil konstruksiyası aşağıdakı ifadələrlə başlaya bilər: «nəqliyyat vasitələrinin göndərilməsi haqqında», «ehtiyat hissələri məsələsinə dair», «tədarük ediləcək məhsulların sifarişi ilə əlaqədar» və s. Məktubun mətninin birinci hissəsində onun yazılmasının əsası, səbəbi, əsaslandırılması göstərilir, onun hazırlanması zərurətini yaradan sənədlərə istinadlar gətirilir. Məktubun abzasdan başlanan ikinci hissədə isə nəticələr, qərarlar, xahiş, təklif və s .yerləşdirilir. Məktubun başlıq hissəsində onun qısa məzmunu, məqsəd və mahiyyəti şərh olunur. Bu zaman mücərrəd frazalardan və qeyri-müəyyən, müxtəlif mənalar verə biləcək ifadələrdən istifadə edilməməlidir ki, onu oxuyan qarşı tərəf üçün tələb və ya ona təklif olunan məsələlər tam şəkildə aydın olsun. Məsələn, «Müqavilə şərtlərinin dəyişdirilməsi», «Yeni qiymətlərin müəyyən edilməsi», «Əməkdaşlıq məsələlərinin müzakirəsi üçün işgüzar görüşün keçirilməsi barədə təklif» və s.

5. 2. İşgüzar yazışmaların həyata keçirilməsi zamanı hamı tərəfindən qəbul olunmuş, ictimai münasibətlərin iştirakçılarının mənəvi-əxlaqi və intellektual səviyyəsinin göstəricisi sayılan bir sıra etik davranış qaydalarına əməl edilməlidir ki, bunlar da qarşı tərəfə müxtəlif müraciət formalarında özünü biruzə verir. Bu zaman «Hörmətli …… müəllim!», «Hörmətli …… xanım!», «Hörmətli …….oğlu!», «Hörmətli …..qızı!» kimi ənənəvi müraciəit formalarından istifadə olunur. İşgüzar məktubların yazılması zamanı bir qayda olaraq, qarşıtərəfə adı, soyadı və atasının adı ilə müraciət olunsa da, bəzi hallarda onun yalnız vəzifəsinin göstərilməsi ilə də kifayətlənmək olar. Məsələn, «Hörmətli cənab direktor!», «Hörmətli cənab Baş katib!», «Hörmətli cənab Nazir!» və s. Qeyd etmək lazımdır ki, qarşı tərəfə adla müraciət edilməsi psixoloji nöqteyi-nəzərdən şəxsi münasibətlərdəki hörməti, həmin şəxsin nüfuzu və «çəkisini» azaltması, qarşılıqlı münasibətlərin o qədər də dərin olmaması təəssüratı yaratdığından, imkan daxilində bu cür müraciət formalarından istifadə edilməməlidir. Bəzən işgüzar yazışmalar zamanı bir qrup şəxsə müraciət etmək zərurəti yaranır. Bu zaman «Hörmətli bəylər və xanımlar!», «Hörmətli həmkarlar!», «Hörmətli dostlar!» və s.kimi ifadələrdən istifadə edilməsi qarşılıqlı münasibətlərin səviyyəsinə 12 təsir etməklə, həyata keçiriləcək fəaliyyət növünün uğurlu olmasına münbit şərait yaradır. İşgüzar məktubların hazırlanması zamanı ixtisar olunmuş söz və ifadələrdən (məsələn, «cənab» əvəzinə «c-b», «xanım» əvəzinə «x-m», «direktor» əvəzinə «d-r» vəsair) istifadə edilməsi də qarşılıqlı münasibətlərdə arzu olunmaz hal kimi qiymətləndirilə və gələcəkdə qurulması nəzərdə tutulan işgüzar münasibətlərə mənfi təsir göstərə bilər. Ona görə də bu tipli müraciət formalarından imtina edilməsi məqsədəuyğun hesab olunur.

5. 3. Bu məktubun əsas hissəsi olmaqla, onun yazılmasının səbəbini, mövcud olan və ya qurulacaq münasibətlərin mahiyyətini özündə əks etdirir. Ona görə də işgüzar məktubların hazırlanması zamanı onun məqsədi, mahiyyəti və məktub müəllifinin əsas fikrinin (ideyasının) şərhinə xüsusi diqqət yetirilməlidir.

5. 4. Məlumat xarakterli məktublar istisna olmaqla, demək olar ki, bütün məktublar onların göndərildikləri ünvandan müəyyən reaksiyaların olması ehtimalını nəzərdə tutur. Ona görə də işgüzar məktubların hazırlanması zamanı məktub müəllifi yalnız həll edilməsi zəruri olan problemin deyil, eyni zamanda onun həlli istiqamətində özünün təklif etdiyi variantların da şərh edilməsinə diqqət yetirməlidir. Həmin məktublarda şikayət xarakterli məlumatlar əks olunursa, bu zaman müvafiq tədbirlərin görülməsi xahiş edilməli, qarşılıqlı əməkdaşlaq istiqamətində təkliflər verilirsə, onun həlli variantları şərh olunmalıdır. Beləliklə, məktubun ünvanlandığı və onu alan şəxs nəinki ondan «nə istə- 13 nildiyini» bilməli, habelə məktub müəllifi tərəfindən bu istək və arzuların necə həyata keçirilməsi üçün qarşı tərəfin konkret təkliflərini və onların həlli yollarını da başa düşməlidir. Qeyd olunan tələblərə düzgün əməl edilməsi məktub müəllifinin və məktubun ünvanlandığı tərəfin qarşılıqlı münasibətlərin, inam və etimadın yaranması və möhkəmlənməsində, beləliklə də, qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olunmasında mühüm əhəmiyyətə malikdir.

5. 5. İşgüzar məktubda başlığın (mövzunun) seçilməsi, salamlama, məktubun məqsədi, mahiyyəti və müəllifin əsas fikrinin (ideyasının) şərh edilməsi, habelə mövcud problemin həlli üçün təkliflərin, tövsiyələrin, xahiş və ya şikayətin əks etdirilməsi ilə bağlı hissələri başa çatdıqdan sonra sonda qeyd olunan məsələlərə yekun vurularaq gəlinən nəticələr əks etdirilir.Məktubun məzmununun, onun müəllifinin istək və arzularının düzgün başa düşülməsi, onların səmərəli icra mexanizminin müəyyənləşdirilməsi və həyata keçirilməsinin təmin edilməsi üçün məktubun yekunu və nəticələri qısa, konkret çox lakonik, aydın və asan başa düşülən olmalıdır. Məktubu əməkdaşlığa və digər məsələlərdə qarşı tərəfin tutduğu mövqeyə görə minnətdarlıq ifadələri ilə qurtarmaq lazımdır. Bu zaman, bir qayda olaraq, aşağıdakı ifadələrin işlədilməsi məqsədə uyğundur: - «məktubunuza görə təşəkkür edirik!»; - «bizim təşkilatla maraqlanndığınıza görə çox sağ olun!» - «sağ olun ki, bizə müraciət etmisiniz!»; - «sağ olun ki, bizi seçmisiniz!»; - sağ olun ki, bizə üstünlük vermisiniz!»; - «bizə qarşı olan marağınıza görə təşəkkür edirik!» Daha sonra isə məktubun imza yerinin qarşısında «hörmətlə…», «dərin hörmətlə…» «sizin…» və s. kimi xoş ifadələr işlətməklə onu imzalamaq lazımdır. Bu cür ifadələrdən düzgün, məqamında və yerində istifadə edilməsi qarşı tərəfin münasibətlərində müsbət meyllərin yaranmasına, məsələnin həlli istiqamətində həlledici addımların atılmasına və bunun məntiqi nəticəsi kimi gözlənilən nəticələrə nail olunmasına əhəmiyyətli dərəcədə pozitiv təsir göstərə bilər. Beləliklə, işgüzar məktubların hazırlanması və aidiyyəti ünvana göndərilməsi prosesi aşağıdakı ümumi formulaya əməl edilməklə həyata keçirilir: - Məktubun yazılma tarixi; - Məktubu alanın ünvanı; - Məktubun göndərildiyi konkret şəxsin adı, və soyadı; - Müraciət (giriş) hissəsi; - Məktubun ümumi məzmunu, yəni mövzusu; - Məktubun əsas mətni; - Minnətdarlıq (yekun) hissəsi; - İmza; - Məktuba əlavə olunan sənədlərin siyahısı və ya rəqəmlə sayı (qoşma); - Məktubun surətlərinin paylanması barədə göstəriş. Göstərilənləri nəzərə alaraq, işgüzar məktubların hazırlanması zamanı bu qaydalara əməl olunmalıdır: 1. Məktubu hazırlamağa başlamazdan əvvəl onun növü düzgün seçilməli, yəni məktubun müşayət, sifariş, 15 məlumat, xatırlatma, etiiraz, imtina, təminat və sair formada yazılacağı qabaqcadan müəyyənləşdirilməlidir. - məktuba cavab verilməsi zərurəti göstərilməlidir. Qeyd etmək lazımdır ki, etiraz tipli məktublara cavab verilməsi nəzərdə tutulmur. - məktubun məzmunu onun ünvanlandığı şəxs üçün tam aydın olmalı, yazışmanın predmeti ilə bağlı qarşı tərəfdə anlaşılmazlıq yaratmamalıdır. - məktubun poçtla vaxtında qarşı tərəfə çatacağına tam əminlik olmadıqda o, telefaks və ya internet vasitəsi ilə göndərilməlidir. 2. Məktub tərtib edilərkən qarşı tərəfə hörmətlə yanaşılmalıdır. 3. Məktub yazılarkən qrammatik qaydalar düzgün seşilməli, ikimənalı, qeyri-dəqiq, müxtəlif elm sahələrinə aid olan, qarşı tərəfin başa düşə bilməyəcəyi terminlərdən istifadə edilməməlidir. 4. İşgüzar məktublar təmsil olunan təşkilatın blankında yazılmalıdır. Təşkilatın blankının zahiri görnüşü müəssisənin vizit kartoçkası olub, onun haqqında ilkin təəssürat yaradır. Ona görə də blankın tərtibatına xüsusi diqqət yetirilməlidir. 5. Məktubun məzmunu mənasına görə abzaslara bölünməlidir.Bu zaman abzaslar həddən artıq böyük olmamalıdır ki, məktubu oxuyan şəxs yorulmasın.Bunun üçün çalışmaq lazımdır ki, birinci və axırıncı abzas dörd, qalanları isə səkkiz sətirdən artıq olmasın. 6. İşgüzar məktublar Microsoft Vord proqramında, 12, 13,14 ölçülü şrift olmaqla 1-2 intervalda tərtib olunur. 7. İşgüzar məktun hazırlanması zamanı səhifələr aşağıda sağ tərəfdə, bəzi işgüzar sənədlərdə isə səhifənin yuxarısında, ortada nömrələnir. 8. İşgüzar məktubun mətni A4 formatlı blankda 1,5-2 sətirarası intervalla, A5 formatlı blankda bir sətirarası ntervalla yazılır. 9. İşgüzar məktublara cavab verilməsi müddəti və qaydası “Vətəndaşların ərizə və şikayətlərinə baxılması haqqında Qanunla” tənzimlənir