Pənah Hüseynov qanunvericilik(BB,BA)

Kollegial orqanların sənədləri, habelə məzmununa görə iki və ya daha artıq şəxsin məsuliyyət daşıdığı sənədlər müvafiq olaraq iki və ya daha artıq imza ilə rəsmiləşdirilir (protokollar, maliyyə sənədləri və s.). Belə hallarda imzalar şəxslərin tutduğu vəzifələrə uyğun olan ardıcıllıqla bir-birinin altında (vəzifələrin adları biri digərindən iki-dörd sətirarası intervalla ayrılmaqla) yerləşdirilir.

Əgər sənədi eyni dərəcəli iki və ya bir neçə vəzifəli şəxs imzalayırsa, onların imzaları bir səviyyədə yerləşdirilir.

Komissiyanın tərtib etdiyi sənədlər imzalanarkən sənədi tərtib etmiş şəxslərin vəzifələri deyil, komissiya üzvləri arasında vəzifələrin bölgüsü göstərilir (məsələn:

Komissiyanın sədri: (imza) Komissiyanın üzvləri: (imza) (imza) (imza)

(adı və soyadı) (adı və soyadı) (adı və soyadı) (adı və soyadı və s.).

30. 
    Aşağıdakı sənədlər təsdiq edilir:
    
    • 
      təşkilatın və onların struktur bölmələrinin əsasnamələri,
      
    • 
      nizamnamələri,
      
    • 
      perspektiv və cari planlar,
      
    • 
      yoxlama-təftiş xarakterli aktlar,
      
    • 
      işlərin qəbulu və təhvili aktları,
      
    • 
      ayrı-ayrı protokol növləri
      
    • 
      və təşkilat rəhbərliyinin zəruri hesab etdiyi digər sənədlər.
      

31. Sənəd təsdiqetmə qrifi ilə və ya müvafiq sərəncam mahiyyətli sənəd qəbul etməklə təsdiq olunur.

Təsdiqetmə qrifinin elementləri aşağıdakılardır: “Təsdiq edilmişdir” və ya “Təsdiq edirəm” sözləri sənədi təsdiq etmiş şəxsin vəzifəsinin adı, şəxsi imzası, adı və soyadı təsdiqetmə tarixi.(Təsdiq edirəm + VSAİT)
Sənədin tətbiqi üçün əlavə tədbirlərin həyata keçirilməsi tələb olunduğu hallarda, həmin sənədin təsdiq edilməsi sərəncam mahiyyətli sənəd qəbul edilməsi vasitəsilə həyata keçirilir.

30. Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilməmişdirsə, ona möhür vurulmalıdır.

    • 
      Əsli təsdiq edilməli olan maliyyə sənədlərinə,
      
    • 
      arayışlara,
      
    • 
      vəsiqələrə,
      
    • 
      nizamnamələrə,
      
    • 
      əsasnamələrə,
      
    • 
      əmək kitabçalarına,
      
    • 
      sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması aktlarına,
      
    • 
      habelə lazımi hallarda başqa sənədlərə
      

imza qoyulması ilə bərabər Azərbaycan Respublikasının Dövlət gerbi əks olunmuş möhür vurulur.

Dövlət gerbi əks olunmuş möhürü olmayan təşkilatlar əsas möhürdən istifadə edirlər.

Möhür vəzifə adının və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır.

4. Kompüter (makina) üsulu ilə hazırlanan sənədlərə olan tələblər

30. 
    Sənədlərin kompüter (makina) üsulu ilə hazırlanması 6.38-90 dövlətlərarası standartın tələbinə uyğun surətdə həyata keçirilir. Kompyuter üsulu ilə yazılan sənədlərin (maliyyə, statistik və digər cədvəllər istisna olmaqla) mətni “Arial” 12 şrifti ilə A4 formatda bir və ya bir yarım sətirarası intervalla yazılmalıdır.
    
31. 
    Sənədlər çap olunarkən vərəqdə aşağıda göstərilən qədər sahələr saxlanılır:
    

1. 
   soldan - 25 mm ;
   
2. 
   sağdan - ən azı 8 mm ;
   
3. 
   yuxarıdan - 20 mm ;
   
4. 
   aşağıdan:
   
   1. 
      
      A4 formatı kağızlar üçün A5 formatı kağızlar üçün
      - azı 19 mm ;
      
   2. 
      - azı 16 mm .
      

36. Təşkilatın adlarında köməkçi sözlərdən başqa bütün sözlərin və onların tərkibinə daxil olan xüsusi isimlərin baş hərfi böyük yazılır

• 
  Ailə, Qadın və Uşaq Problemləri üzrə Dövlət Komitəsi,
  
• 
  Qaçqınların və Məcburi Köçkünlərin İşləri üzrə Dövlət Komitəsi,
  
• 
  Ticarət və Sənaye Palatası və s.).
  

36. Təşkilatların struktur bölmələrinin adının yalnız baş hərfi böyük yazılır

(məsələn: Azərbaycan Respublikası Dövlət Statistika Komitəsinin Aparatı).
Struktur bölmələrinin tərkibindəki ayrı-ayrı struktur vahidlərinin adı kiçik yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Dövlət Statistika Komitəsi Aparatının Əmək statistikası şöbəsi).

36. 
    Rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarının adlarında bütün sözlərin baş hərfi böyük yazılır (Nərimanov Rayon İcra Hakimiyyəti, Lənkəran Şəhər İcra Hakimiyyəti və s.).
    
37. 
    Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2004-cü il 5 avqust tarixli 108 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan dilinin orfoqrafiya qaydalarına” uyğun olaraq birinci hərfi böyük yazılan vəzifələrin adları (Azərbaycan Respublikasının Prezidenti, Azərbaycan Respublikasının Baş naziri, Azərbaycan Respublikasının Baş prokuroru və s.) istisna olamaqla, qalan vəzifə adları kiçik hərflə yazılır (
    
    • 
      Azərbaycan Respublikasının maliyyə naziri,
      
    • 
      Azərbaycan Respublikası Dövlət Sığorta Kommersiya Şirkətinin sədri,
      
    • 
      Azərbaycan Milli Elmlər Akademiyasının prezidenti,
      
    • 
      Bakı Dövlət Universitetinin rektoru,
      
    • 
      Beyləqan Rayon İcra Hakimiyyətinin başçısı və s.).
      
38. 
    Başlanğıc hərflərindən yaradılmış mürəkkəb ixtisar adları böyük hərflə
    

yazılır (məsələn: Dövlət Təhlükəsizliyi Xidməti – DTX).

36. 
    İki və daha artıq səhifəsi olan sənədlər ikinci səhifədən başlayaraq nömrələnməlidir. Nömrələr ərəb rəqəmləri ilə yazılır.
    
37. 
    Sənədlərdə nömrə anlayışı “№” işarəsi və ya “nömrə” (“nömrəli”) sözü ilə ifadə olunur.
    

5. Sənədlərə əlavələrin (qoşmaların) edilməsi qaydası

36. 
    Sənədlərə aşağıdakı əlavələr ola bilər:
    
    • 
      43.1. müvafiq sərəncam mahiyyətli sənədlərlə təsdiq edilən əlavələr;
      
    • 
      43.2. əsas sənədin məzmununu izah edən və ya tamamlayan əlavələr;
      
    • 
      43.3. müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən əlavələr.
      

Müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən əlavələrdə sənəd üçün zəruri olan elementlərin hamısı (adı, başlığı, məzmun üçün məsul olan şəxslərin imzaları, razılaşdırma, təsdiqetmə haqqında qeydlər və s.) olmalıdır.

36. 
    Sərəncam mahiyyətli sənədin mətnində adı çəkilən və həmin sənədlə təsdiq edilən əlavələrdə birinci vərəqin yuxarı sağ küncündə aşağıdakı formada qeyd yazılır:
    

Azərbaycan Respublikasının Dövlət Statistika Komitəsi sədrinin “ ” il tarixli nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

Sərəncam mahiyyətli sənədin mətnində adı çəkilən, lakin həmin sənədlə təsdiq edilməyən əlavələrdə birinci vərəqin yuxarı sağ küncündə aşağıdakı formada qeyd yazılır:

Azərbaycan

Respublikası iqtisadiyyat nazirinin “ ” il
tarixli nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş
Təlimata 1 nömrəli əlavə
Sərəncam mahiyyətli sənədə həmin sənədlə təsdiq edilməyən bir neçə əlavə olduqda, onların sıra nömrələri ardıcıllıqla yazılır (“... 2 nömrəli əlavə”, “... 3 nömrəli əlavə” və s.).

36. 
    Əgər sənədlərə (sərəncam mahiyyətli sənədlər istisna olmaqla) mətndə adı çəkilən qoşmalar vardırsa, qoşmanın mövcudluğu haqqında qeyd mətndə sənəddəki imzadan əvvəl aşağıdakı formada tərtib edilir:
    

Qoşma: 20 vərəq, 3 nüsxə.
Əgər sənədə mətndə adı çəkilməyən qoşmalar əlavə edilmişsə, onların adları qoşma haqqında qeyddə vərəqlərin və nüsxələrin miqdarı göstərilməklə sadalanır (məsələn:
Qoşma: 1. illərə aid daimi mühafizə olunan işlərin siyahısı
- 5 vərəq, 4 nüsxə.
2. illərə aid vaxtı keçmiş sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında akt - 2 vərəq, 3 nüsxə).
Əgər əsas sənədə qoşması olan sənəd əlavə edilirsə, əlavənin mövcudluğu haqqında qeyd aşağıdakı formada tərtib edilir:
Qoşma: (sənəd növünün, təşkilatın və ya sənəd tərtib edənin adı, sənədin tarixi və nömrəsi) və ona əlavə: cəmi 5 vərəq.