Göndərilən korrespondensiyanın işlənməsinə onun
növlərə ayrılması,
zərflərin hazırlanması,
göndəriş dəyərinin müəyyənləşdirilib yazılması,
sifarişli poçt göndərişlərinin siyahısının tərtib edilməsi
və elə həmin gün rabitə xidmətinə verilməsi daxildir.
Sənədlər tamamilə tərtib olunmuş şəkildə poçt göndərişi kateqoriyası haqqında qeydlə (adi göndərişlərdən başqa) göndərilmək üçün verilir. Mühüm zərurət olmadan sənədlər sifarişli məktubla göndərilmir.
Kargüzarlıq xidməti tərəfindən sənədlərin ünvanının düzgünlüyü, əsas sənəddə göstərilən qoşmaların mövcudluğu yoxlanılır və müvafiq çatışmazlıqlar aşkar edildikdə, sənədlər icraçılara qaytarılır.
Daimi ünvan sahiblərinə göndərilən sənədlər üçün üzərində mətbəə üsulu və ya operativ çoxaltma vasitələri ilə çap edilmiş ünvanlar olan zərflərdən istifadə olunur.
Eyni zamanda bir ünvana göndərilən bir neçə sənəd bir zərfin içinə qoyula
bilər
Göndərilmək üçün verilən sənədlər elə həmin gün işlənib göndərilməlidir.
Daxili sənədlər təşkilat daxilində hazırlanır, tərtib və icra edilir. Daxili
sənədlərin hərəkəti onların hazırlanması və tərtibi mərhələlərində göndərilən sənədlərin, icra mərhələsində isə daxil olan sənədlərin dövr etməsinin ümumi qaydasına uyğun surətdə təşkil olunur.
Sərəncam mahiyyətli sənədlərin layihələri müvafiq qaydada razılaşdırıldıqdan sonra baxılmaq və ya imzalanmaq üçün təşkilatın rəhbərliyinə verilir. İmzalandıqdan sonra həmin sənədlər qeydə alınır, əlavə olunmuş göndəriş siyahısına uyğun sayda çoxaldılır və icra üçün verilir (göndərilir).
Təşkilatın və ya struktur bölmələrinin rəhbərliyinə ünvanlanan məlumat vərəqələrinə, arayışlara, məlumatlara və başqa daxili sənədlərə onların ünvanlandığı vəzifəli şəxs tərəfindən baxılır, bundan sonra həmin sənədlər icra edilmək (işlənilmək) üçün ümumi qaydada müvafiq struktur bölmələrinə verilir, yaxud işə alınır.
Təşkilat daxilində sənədlərin çatdırılmasını struktur bölməsinin kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları həyata keçirir. Göndərilən sənədləri isə təyinat üzrə kuryerlər çatdırırlar.
Teleqramlar və təcili sənədlər dərhal, qalan sənədlər isə gündə azı iki dəfə
çatdırılır.
Daxil olan və göndərilən sənədlər, o cümlədən nəzarətdə olan və digər ən mühüm sənədlər hərəkətin bütün mərhələlərində, müvafiq kitabda müəyyən qeyd aparılmaqla qəbul edilir və təhvil verilir (10 və 11 nömrəli əlavələr).
Dostları ilə paylaş: |
