Sənədlərin surətlərininçıxarılmasıüçün müvafiq rəhbərvəzifəlişəxsingöstərişivəyaicazəsi tələb olunur. Strukturbölməsininrəhbərisurətlərinmiqdarını,göndərişünvanlarını müəyyən edir və sifariş blankını imzalayır.
Sənədlərin surətlərinin aidiyyəti tərəflərə verilməsitəşkilat rəhbərliyininicazəsi ilə həyata keçirilir.
Sənədin surətləri kompüter (makina) üsulu ilə təşkilatın blankında deyil, adı vərəqdə hazırlanarsa, blankın rekvizitləri daxil edilməklə, sənədin mətni tamşəkildə köçürülür. Surətin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə “Surət” qeydiyazılır.
Əsli imzanı eynən təkrarlamayan, kompüter (makina) üsulu və surətçoxaldıcı texniki vasitələrin köməyi ilə əldə edilmiş surətlər, onlarınəsli ilədüz olmasını təsdiq edən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanır və müvafiq hallardamöhürlənir.
Surətlərintəsdiqedilməsiüçünsənədin “İmza” rekvizitindənaşağıdasolsahədə “Düzdür” təsdiqləyici imza əlavə edilir, surəti təsdiqləmiş şəxsin vəzifəsi, onun şəxsi imzası, adı və soyadı təsdiq edilmə tarixi göstərilir və möhür vurulur
(VSAİT+M)
(məsələn:
Düzdür:
Kargüzarlıq xidmətinin rəhbəri
(imza) (adı və soyadı) (tarix).
Surətçıxaran texniki vasitələrin köməyi ilə çoxaldılmaq üçün sənədin əsliverilir, surətləri çıxarıldıqdan sonra qaytarılaraq işlərə daxil edilir. Sənədin əsli və çoxaldılmış əlavəsinin nüsxələri eyninömrəilə qeydə alınır.