Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
13.1.2.5 СОВЕЩАНИЯ Совещания проводятся для выработки понимания значимых заинтересованных сторон. Они могут принимать форму тематических семинаров, собраний небольших групп под руководством ведущего и совещаний виртуальных групп с использованием электронных средств связи или средств социальных сетей для обмена идеями и анализа данных. 13.1.3 ИДЕНТИФИКАЦИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ВЫХОДЫ 13.1.3.1 РЕЕСТР ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН Главным выходом процесса определения заинтересованных сторон является реестр заинтересованных сторон. Данный документ содержит информацию об идентифицированных заинтересованных сторонах, которая включает в себя, среди прочего: u u
роль в проекте. u u Оценочную информацию: Основные требования, ожидания, возможности влияния на конечные результаты проекта, а также фазу жизненного цикла проекта, когда данная заинтересованная сторона оказывает наибольшее влияние или воздействие.. u u Классификацию заинтересованных сторон: внешняя / внутренняя, воздействие / влияние / власть / интерес, сверху вниз / снизу вверх / наружу / в стороны или иная модель классификации выбранная руководителем проекта. 13.1.3.2 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ Описано в разделе 4.3.3.4. В ходе первых итераций процесса идентификации заинтересованных сторон запросы на изменения отсутствуют. В ходе идентификации заинтересованных сторон на протяжении проекта в дальнейшем в результате появления новых заинтересованных сторон или новой информации о них могут появляться запросы на изменения в продукте, плане управления проектом или документах проекта.. Запросы на изменения проходят проверку и направляются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6).
515 13.1.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ После идентификации заинтересованных сторон в самом начале проекта план управления проектом не обновляется. В ходе исполнения проекта любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс контроля изменений на основании запроса на изменения. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего: u u План управления требованиями. Описан в разделе 5.1.1.2. Вновь идентифицированные заинтересованные стороны могут влиять на порядок планирования и отслеживания операций по требованиям, а также представления отчетности по ним. u u План управления коммуникациями. Описан в разделе 10.1.3.1. В план управления коммуникациями вносятся требования заинтересованных сторон к коммуникациям и согласованные стратегии коммуникаций. u u
к коммуникациям и согласованные стратегии коммуникаций оказывают влияние на подход к управлению рисками в проекте, они отражаются в плане управления рисками. u u
для идентифицированных заинтересованных сторон вносятся в план вовлечения заинтересованных сторон. 13.1.3.4 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, среди прочего: u u Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Значительная часть информации об относительной власти, интересах и вовлеченности заинтересованных сторон основана на допущениях. Данная информация вносится в журнал допущений. Кроме того, в нем также указываются все ограничения, связанные с взаимодействием с конкретными заинтересованными сторонами. u u
регистрируются в журнале проблем. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Новые риски, выявленные в ходе данного процесса, регистрируются в реестре рисков, а управление ими осуществляется в рамках процессов управления рисками. 516 Часть 1 - Руководство 13.2 ПЛАНИРОВАНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН Планирование вовлечения заинтересованных сторон — это процесс разработки подходов к вовлечению заинтересованных сторон проекта на основании их потребностей, ожиданий, интересов и потенциального воздействия на проект. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он предоставляет план действий по результативному взаимодействию с заинтересованными сторонами. Этот процесс осуществляется периодически по мере необходимости на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-4. На рис. 13-5 показана диаграмма потоков данного процесса. Рис. 13-4. Планирование вовлечения заинтересованных сторон: входы, инструменты и методы, выходы Инструменты и методы Входы Выходы .1 Экспертная оценка .2 Сбор данных • Бенчмаркинг .3 Анализ данных • Анализ допущений и ограничений • Анализ первопричины .4 Принятие решений • Приоритизация/ ранжирование .5 Отображение данных • Построение ассоциативных карт
• Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон .6 Совещания .1 Устав проекта .2 План управления проектом • План управления ресурсами • План управления коммуникациями • План управления рисками .3 Документы проекта • Журнал допущений • Журнал изменений • Журнал проблем • Расписание проекта • Реестр рисков • Реестр заинтересованных сторон
.4 Соглашения .5 Факторы среды предприятия .6 Активы процессов организации .1 План вовлечения заинтересованных сторон
517 Рис. 13-5. Планирование вовлечения заинтересованных сторон: диаграмма потоков данных 12.2
Проведение закупок
• Соглашения 4.1
Разработка устава проекта • Устав проекта План управления проектом • План управления ресурсами • План управления коммуникациями • План управления рисками Документы проекта • Журнал допущений • Журнал изменений • Журнал проблем • Расписание проекта • Реестр рисков • Реестр заинтересованных сторон План управления проектом Документы проекта
Предприятие/ организация • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации • План вовлечения заинтересованных сторон План
управления проектом
518 Часть 1 - Руководство Разработка результативного плана, учитывающего разнообразные информационные потребности заинтересованных сторон проекта, осуществляется на раннем этапе его жизненного цикла и регулярно пересматривается и обновляется с учетом изменений в сообществе заинтересованных сторон. Первая версия плана вовлечения заинтересованных сторон разрабатывается после первоначальной идентификации состава сообщества заинтересованных сторон по результатам процесса их идентификации. План вовлечения заинтересованных сторон обновляется регулярно для отражения изменений в сообществе заинтересованных сторон. Типичные ситуации, вызывающие необходимость внесения обновлений в данный план включают в себя, среди прочего, следующие: u u
u u когда в организационной структуре организации или в отрасли происходят изменения; u u когда заинтересованными сторонами становятся новые люди или группы, действующие заинтересованные стороны выходят из состава сообщества заинтересованных сторон или изменяется значение тех или иных заинтересованных сторон для успеха проекта; u u
управления проблемами, требуют пересмотра стратегии вовлечения заинтересованных сторон. Результатами этих корректировок могут быть изменения относительной важности идентифицированных ранее заинтересованных сторон.
Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта содержится информация о целях проекта, его задачах и критериях успеха, которые могут учитываться при планировании мероприятий по вовлечению заинтересованных сторон.
Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: u u
информацию о ролях и сферах ответственности команды и других заинтересованных сторон, указанных в реестре заинтересованных сторон. u u
заинтересованными сторонами и планы их реализации являются как входами в, так и получателями информации из процессов управления заинтересованными сторонами проекта. u u
рисков или отношения к ним, которые могут помочь в выборе оптимального сочетания стратегий вовлечения заинтересованных сторон. 519 13.2.1.3 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, особенно после выполнения первоначального планирования, включают в себя, среди прочего: u u Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит информацию о допущениях и ограничениях и может быть привязан к конкретным заинтересованным сторонам. u u
в исходном содержании проекта. Обычно в нем имеются ссылки на конкретные заинтересованные стороны, поскольку они разбиты на категории с учетом требований определенных изменений, принятия решений по запросам на изменения или влияния в результате реализации одобренных изменений. u u Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Управление и разрешение проблем, содержащихся в журнале проблем, требует дополнительных коммуникаций с заинтересованными сторонами, на которых эти проблемы оказывают влияние. u u Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание проекта содержит операции, которые могут быть связаны с конкретными заинтересованными сторонами, выступающими в роли либо владельцев, либо исполнителей. u u
связывает их с конкретными заинтересованными сторонами, которые либо выступают как владельцы рисков, либо подвергаются воздействию рисков. u u
заинтересованных сторон проекта, включая дополнительные классификационные данные и другую информацию. 13.2.1.4 СОГЛАШЕНИЯ Описаны в разделе 12.2.3.2. При планировании вовлечения подрядчиков и поставщиков координация обычно включает в себя работу с группой закупок / заключения договоров организации с целью обеспечить результативное управление подрядчиками и поставщиками. 13.2.1.5 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на планирование вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего: u u культуру, политическую среду и модель руководства организации; u u политики администрирования персонала; u u склонность к риску заинтересованных сторон; u u установленные каналы коммуникаций; u u глобальные, региональные или местные тенденции, практики или обычаи; u u географическое распределение производственных объектов и ресурсов. 520 Часть 1 - Руководство 13.2.1.6 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс планирования вовлечения заинтересованных сторон, включают в себя, среди прочего: u u корпоративные политики и процедуры в области социальных сетей, этики и безопасности; u u корпоративные политики и процедуры в области управления проблемами, рисками, изменениями и данными; u u требования организации к коммуникациям; u u стандартные инструкции по разработке, обмену, хранению и поиску / получению информации; u u репозиторий извлеченных уроков, содержащий информацию о предпочтениях, действиях и участии заинтересованных сторон; u u
13.2.2 ПЛАНИРОВАНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 13.2.2.1 ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА Описана в разделе 4.1.2.1. Следует учитывать технические знания лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u политики и распределение власти в организации и за ее пределами; u u среда и культура в самой организации и за ее пределами; u u методы анализа и оценки, используемые в процессах вовлечения заинтересованных сторон; u u средства и стратегии коммуникаций; u u знания из предыдущих проектов о характеристиках участвующих в текущем проекте заинтересованных сторон и их групп, а также организаций, которые могли участвовать в подобных проектах в прошлом. 13.2.2.2 СБОР ДАННЫХ В качестве метода сбора данных, который может использоваться в данном процессе, можно назвать, среди прочего, бенчмаркинг. Описан в разделе 8.1.2.2. Результаты анализа заинтересованных сторон сопоставляются с информацией из других организаций или проектов, которые считаются образцами мирового класса. 521 13.2.2.3 АНАЛИЗ ДАННЫХ Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего: u u
производиться с целью адаптации соответствующих стратегий вовлечения. u u Анализ первопричины. Описан в разделе 8.2.2.2. Анализ первопричины определяет основные причины уровня поддержки заинтересованных сторон проекта, чтобы выбрать соответствующую стратегию с целью повышения уровня их вовлеченности.
Методы принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, включают в себя, среди прочего, приоритизацию / ранжирование. Требования заинтересованных сторон требуется приоритизировать и ранжировать в том же порядке, который применяют сами заинтересованные стороны. Имеющие наибольший интерес и наиболее сильное влияние заинтересованные стороны часто располагаются в самом начале списка.
Методы отображения данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего: u u
для организации информации о заинтересованных сторонах и их отношениях друг с другом и организацией в наглядном виде. u u
заинтересованных сторон помогает сравнению текущих уровней вовлеченности заинтересованных сторон с желаемыми уровнями, необходимыми для успешной реализации проекта. Один из способов классификации уровней вовлечения заинтересованных сторон представлен на рис. 13-6. Уровни вовлечения заинтересованных сторон можно классифицировать следующим образом: u n
u n
против любых изменений, причиной которых могут быть работы по проекту или его конечные результаты. Эти заинтересованные стороны не будут поддерживать работы или конечные результаты проекта. u n
u n
и конечные результаты. u n Лидирующий. Осведомлен о проекте, потенциальных воздействиях и активно вовлечен в обеспечение успеха проекта. 522 Часть 1 - Руководство На рис. 13-6 буква С обозначает текущий уровень вовлечения каждой заинтересованной стороны, а буква D — уровень, который по оценке команды проекта является абсолютно необходимым для обеспечения успеха проекта. Разрыв между текущим и желаемым уровнями для каждой заинтересованной стороны служит основанием для определения уровня коммуникаций, необходимого для результативного вовлечения заинтересованных сторон. Ликвидация указанного разрыва между текущим и желаемым уровнями является важнейшей составляющей мониторинга вовлечения заинтересованных сторон.
Совещания служат для обсуждения и анализа данных на входе процесса планирования вовлечения заинтересованных сторон и разработки хорошо продуманного плана их вовлечения.
План вовлечения заинтересованных сторон — это компонент плана управления проектом, определяющий стратегии и действия, необходимые для содействия продуктивному вовлечению заинтересованных сторон в процесс принятия и исполнения решений. В зависимости от требований проекта и ожиданий заинтересованных сторон он может быть формальным или неформальным, изложенным подробно или в общих чертах. План вовлечения заинтересованных сторон может включать в себя, среди прочего, особые стратегии или подходы для вовлечения отдельных заинтересованных сторон или их групп.
Заинтересованная сторона 1 Заинтересованная сторона 2 Заинтересованная сторона 3 C C D D C
D 523 13.3 УПРАВЛЕНИЕ ВОВЛЕЧЕНИЕМ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН Управление вовлечением заинтересованных сторон — это процесс коммуникаций и работы с заинтересованными сторонами с целью удовлетворения их потребностей и ожиданий, реагирования на проблемы и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет руководителю проекта усилить поддержку и минимизировать сопротивление заинтересованных сторон. Этот процесс выполняется на протяжении всего проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы данного процесса показаны на рис. 13-7. На рис. 13-8 показана диаграмма потоков данных процесса.
.1 Экспертная оценка .2 Навыки коммуникации • Обратная связь .3 Навыки межличностных отношений и работы с командой • Управление конфликтами • Культурная осведомленность • Переговоры • Наблюдение/обсуждение • Политическая осведомленность .4 Основные правила .5 Совещания .1 План управления проектом • План управления коммуникациями • План управления рисками • План вовлечения заинтересованных сторон • План управления изменениями .2 Документы проекта • Журнал изменений • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Реестр заинтересованных сторон .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .1 Запросы на изменения .2 Обновления плана управления проектом
• План управления коммуникациями • План вовлечения заинтересованных сторон .3 Обновления документов проекта • Журнал изменений • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Реестр заинтересованных сторон
Управление вовлечением заинтересованных сторон |