A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

Arxiv hujjatlarining sharhlari. Arxiv sharhlari bu ayrim hujjatlar majmuasi tarkibi va mazmuni to’g’risidagi tartibli axborotlarni o’z ichiga olgan ma’lumotnomalardir. Sharhlar arxiv hujjatlaridan foydalanishni kengaytirish maqsadida bu hujjatlar haqida manfaatdor tashkilotlarni, ilmiy jamoatchilikni xabardor qilish maqsadida tuziladi.
Sharhlar odatda ikki xil bo’ladi: arxiv fondlari va mavzular bo’yicha sharhlar.
Fondlar sharhlari bu sharh bitta fondning hujjatlari tarkibi va mazmuni, ulardagi muhim mavzu, masalalar to’g’risida ketma-ket va atroflicha axborot bergan arxiv ma’lumotnomasidir.
Mavzu bo’yicha sharhlar bitta mavzuga oid bir necha fondlarda saqlanayotgan hujjatlar tarkibi va mazmuni to’g’risida axborot beruvchi arxiv ma’lumotnomalaridandir.
Sharhlar muhim ilmiy, amaliy ahamiyatga ega bo’lgan, dolzarbligi bilan boshqalardan ajralib turadigan arxiv hujjatlariga tuziladi. U yoki bu arxiv fondiga sharh tuzishda fondni tashkil qilgan idoraning, tashkilotning ahamiyati, davlat idoralari tizimida tutgan mavqei, uning hujjatlarini dolzarbligi hisobga olinadi. Sharhlarni yirik va hujjatlari kam o’rganilgan fondlar bo’yicha tuzish maqsadga muvofiqdir.
Bitta mavzuga oid bitta arxivda saqlanayotgan bir necha fondlargagina emas, respublikaning barcha davlat arxivlarida saqlanayotgan hujjatlarga sharh tuzilsa, ayni muddao bo’ladi.
Sharhlarni tuzish ham har xil bo’ladi. Sharhlar fondni tashkil qilgan tashkilot tuzilishi, bo’limlar, tarmoqlar, mavzu bo’yicha va boshqa turkum tarxlar bo’yicha bo’lishi mumkin. Masalan, tarmoqlar bo’yicha guruhlash tarxi sharh uchun tanlangan bo’lsa, u quyidagicha bo’ladi: 1) sanoat; 2) qishloq xo’jaligi; 3) madaniyat; 4) san’at; 5) sog’liqni saqlash; 6) savdo; 7) shahar yoki tuman xo’jaligi va hokazo. Har bir bo’lim ichida sharh materiallari masalalar bo’yicha joylashtiriladi.
Sharhlarda hujjatlarni bayon qilish usuli katalog, ro’yxat va boshqa ma’lumotnomalarnikiga o’xshash bo’ladi. Hujjatlarning bayoni dastlab varaqalarga yozilib, fond yoki bir necha fondlar o’rganilib bo’lingandan keyin varaqalar sharh tarxi bo’yicha guruhlashtiriladi, tahrir qilinib sharh matni yoziladi.
Hujjatlar haqidagi ma’lumotlar yozilayotganda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur: hujjatlarning turlari ko’rsatilishi, ularning mazmuni ochib berilishi, yillari, asl nusxa yoki ko’chirma ekanligi ko’rsatilishi kerak. Muhim masalalar, voqealar, hodisalar bayon qilingan shu dalillarga doir hujjatlar yig’majildlar soni ko’rsatib o’tilsa o’rinli bo’ladi. Shuningdek, u yoki bu masala bo’yicha hujjatlar to’la yoki kam saqlanganligini ham aytib o’tish mumkin.
Sharh tuzishdagi yana bir muhim qoida shuki, bayon etilayotgan hujjatlarning manzili, arxiv shifri ko’rsatib boriladi. Fond sharhi bo’lsa, sharh matnida ro’yxat va yig’majild tartib raqami qavs ichida yozib qo’yiladi. Mavzu bo’yicha sharhda bir nechta fondlardagi hujjatlar bayon etilayotgan bo’lsa, fond, ro’yxat, yig’majild, tartib raqamlari ko’rsatiladi. Hujjatlar shifrlari aniq, xatosiz bo’lishi kerak. Bu ma’lumotlar bo’lmasa, sharh qadrsizlanadi, tadqiqotchi sharhda bayon etilgan hujjatlarni topa olmaydi. Hujjatlar shifrlari aniq, xatosiz bo’lishi kerak.